Ombudsmann vs. Hinweisgebersystem: Zwei Strategien zur Bearbeitung von Whistleblower-Meldungen

In der heutigen schnelllebigen Welt, die von einem gesellschaftlichen Wandel hin zu ethischen Geschäftspraktiken angetrieben wird, hat sich Whistleblowing zu einem wichtigen ethischen Managementinstrument für Organisationen entwickelt.

Die Meldung von Problemen wie Betrug, Korruption, Fehlverhalten, Belästigung, Mobbing und unethischem Verhalten wurde in der Vergangenheit jedoch manchmal mit Vergeltungsmaßnahmen geahndet, was die Entscheidung, sich zu äußern, schwierig machte. Hier kommt ein Ombudsmann ins Spiel, der eine sichere, neutrale und vertrauliche Möglichkeit bietet, Bedenken zu äußern und anzusprechen.

Dieser Leitfaden befasst sich mit der Rolle des Ombudsmanns im Whistleblowing-Prozess, beschreibt seine Zuständigkeiten und erörtert, was man erwarten kann, wenn man Hilfe sucht.

Was ist ein Ombudsmann?

Ein Ombudsmann ist ein externer Drittanbieter, der von Unternehmen beauftragt wird, Whistleblowing-Meldungen für sie zu bearbeiten. Im Rahmen dieses Prozesses können Mitarbeitende, Auftragnehmer oder Interessengruppen Bedenken über unethisches Verhalten, Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten innerhalb einer Organisation an eine neutrale Partei melden, die die eingegangenen Beschwerden vertraulich und unabhängig bewertet und untersucht.

Was sind die Aufgaben eines Ombudsmannes?

Der standardmäßige vollständige Whistleblower-Service, den Ombudsleute anbieten, besteht in der Regel aus drei Modulen: Einführung in Richtlinie und Verfahren, Whistleblower-Kanal und Screening und Fallbearbeitung. 

Richtlinien & Prozess Einführung

Der Teil "Einführung von Richtlinien und Prozessen" des Whistleblowing-Dienstes zielt hauptsächlich auf die Erstellung oder Überarbeitung einer Whistleblowing-Richtlinie des Unternehmens ab. Die Erstellung einer Whistleblowing-Richtlinie ist ein umfangreicher und anspruchsvoller Prozess, der Kenntnisse der nationalen Gesetzgebung (HinSchG) auf dem Gebiet des Whistleblowing und der rechtlichen Bestimmungen erfordert.

Hier melden die Ombudsleute:

• Definition des Status eines Whistleblowers: Ein Ombudsmann erläutert die spezifische Definition des Status eines Whistleblowers und welche Beschwerden im Einklang mit dem Gesetz unter den Whistleblowing-Schutz fallen;

• Festlegung und Auswahl von Meldemöglichkeiten: Ein Ombudsmann erstellt eine Bewertung von Meldeinstrumenten zusammen mit einer Empfehlung, welche Instrumente Unternehmen nutzen sollten. Die Beschreibung der internen Meldeinstrumente und der Zugang zu ihnen sollte auch in der Whistleblowing-Richtlinie erwähnt werden;

• Definition des Untersuchungsprozesses und der Verpflichtungen des Unternehmens: Zu den Verpflichtungen gehören die Fristen für die Bestätigung der eingegangenen Meldungen und die Rückmeldung über die Lösung des Falles, Maßnahmen für den Fall, dass die Untersuchung mehr Zeit in Anspruch nimmt und/oder die Einschaltung eines Dritten erforderlich ist, sowie Angaben darüber, wie das Unternehmen die vollständige Vertraulichkeit von Hinweisgebern gewährleistet;

• Ausarbeitung des Untersuchungsausschusses: Unterstützung bei der Festlegung der Zusammensetzung des Untersuchungsausschusses und der Verteilung der Fälle;

• Plan für die Schulung des Untersuchungsausschusses: Ein Ombudsmann entwirft den Rahmen für die kontinuierliche Schulung des Untersuchungsausschusses (andere interne Sachbearbeiter oder ein Ombudsmann) und signalisiert damit den Meldern, dass dem Ausschuss vertraut werden kann;

• Position zum anonymen Whistleblowing: Ein Ombudsmann bewertet die Einführung anonymer Meldungen. Je nach Entscheidung (in Fällen, in denen eine anonyme Meldung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist) berät der Ombudsmann die Unternehmen über Whistleblowing-Instrumente, die mit der Anforderung der Anonymität vereinbar sind.

• Schulungen für Mitarbeitende: der Aktionsplan für die Schulung von Mitarbeitenden zu den Themen Whistleblowing, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen und ihre Rechte.

Whistleblowing-Portal

Je nachdem, ob ein Unternehmen eine Whistleblowing-Hotline erst einrichten will oder bereits hat, können die Ombudsleute Meldeinstrumente analysieren, einrichten und verwalten.

Zu den gängigsten Meldungsinstrumenten gehören:

• Hinweisgebersystem

• E-Mail-Linien

• Telefonleitungen

• Persönliche Treffen

Die Ombudsleute können eine oder mehrere Hotlines anbieten, je nachdem, was die Unternehmen bevorzugen. Heutzutage entscheiden sich immer mehr Unternehmen ausschließlich für digitale Plattformen, da diese alle Bedürfnisse abdecken und ein Höchstmaß an Privatsphäre gewährleisten. Manche Unternehmen entscheiden sich jedoch für eine Ergänzung durch eine Telefonleitung oder ein persönliches Treffen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Mitarbeitenden diese Möglichkeiten besser annehmen. Dies kann jedoch eine Risikobewertung des Kanals im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung erfordern, da diese Kanäle keine vollständige Anonymität oder Vertraulichkeit bieten können.

Screening und Fallbearbeitung

Zu den wichtigsten Aufgaben der Ombudspersonen gehören folgende:

• Entgegennahme und Dokumentation von Meldungen: Der Ombudsmann sammelt und dokumentiert die vom Hinweisgeber gelieferten Informationen und stellt sicher, dass alle relevanten Details genau erfasst werden;

• Wahrung der Vertraulichkeit: Der Ombudsmann trifft Maßnahmen, um die Identität des Hinweisgebers während des gesamten Melde- und Untersuchungsprozesses zu schützen;

• Bewertung der Meldungen: Der Ombudsmann prüft die eingereichten Meldungen, bewertet ihre Glaubwürdigkeit und Dringlichkeit und bestimmt die geeigneten nächsten Schritte;

• Behandlung von Anliegen: In einigen Fällen kann der Ombudsmann für die Durchführung von Untersuchungen oder die Erleichterung der Lösung von gemeldeten Anliegen verantwortlich sein. In anderen Fällen kann sich der Ombudsmann mit den internen Teams der Organisation abstimmen, um sicherzustellen, dass die Anliegen angemessen behandelt werden;

• Meldung und Feedback: Der Ombudsmann kann der Organisation laufend Meldungen über Art und Umfang der eingegangenen Anliegen vorlegen, so dass die Organisation Trends erkennen und Präventivmaßnahmen ergreifen kann.

<H2> Wer kann ein Ombudsmann sein?

Wer kann als Ombudsmann fungieren? In den meisten Fällen handelt es sich bei den Ombudsleuten um ausgebildete Juristen, die von der einstellenden Organisation unabhängig sind, über Erfahrungen in der Konfliktlösung verfügen, effektiv kommunizieren können, mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften für die Meldung von Missständen vertraut sind usw.

Einige allgemeine Eigenschaften, die eine Person besitzen sollte, um ein effektiver Ombudsmann zu sein, sind:

•  Kenntnis der einschlägigen Gesetze und Vorschriften: Eine Ombudsperson sollte mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften über Whistleblowing, Datenschutz und Arbeitsrechte in ihrem Zuständigkeitsbereich und in der Branche der Organisation vertraut sein;

• Unabhängigkeit, Integrität und Unparteilichkeit: Eine Ombudsperson muss von der Organisation unabhängig sein und bei der Behandlung von Anliegen eine unparteiische Haltung einnehmen;

• Einschlägige Erfahrungen und Fachkenntnisse: Eine Ombudsperson sollte über einen Hintergrund in Konfliktlösung, Mediation oder einem verwandten Bereich verfügen;

•  Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten: Eine Ombudsperson muss in der Lage sein, effektiv mit Personen auf allen Ebenen innerhalb der Organisation zu kommunizieren und über ausgezeichnete Fähigkeiten zum Zuhören, Verhandeln und zur Problemlösung verfügen.

Was müssen Sie wissen, bevor Sie einen Ombudsmann beauftragen?

Vor der Ernennung eines Ombudsmannes ist es wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, die sicherstellen, dass der Ombudsmann den Bedürfnissen der Organisation entspricht und gleichzeitig die notwendige Unterstützung und den Schutz für Hinweisgeber bietet. Im Folgenden sind einige wichtige Aspekte aufgeführt, die zu berücksichtigen sind:

• Unabhängigkeit und Unparteilichkeit: Der Ombudsmann sollte ein unabhängiger Dritter sein, der nicht mit einer Organisation verbunden ist, um Unparteilichkeit zu gewährleisten und Interessenkonflikte zu minimieren;

• Vertraulichkeit und Anonymität: Der Ombudsmann sollte strenge Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit von Hinweisgebern und ihren Meldungen während des gesamten Prozesses zu schützen;

• Erfahrung und Fachwissen: Der Ombudsmann sollte nachweislich Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen, in der Durchführung von Untersuchungen und in der Unterstützung von Hinweisgebern in Fällen haben, die für den Sektor der Organisation relevant sind;

• Mehrere Meldekanäle: Der Ombudsmann sollte mehr als einen Meldekanal anbieten, z. B. Telefon-Hotlines, Online-Portale, E-Mail-Adressen oder mobile Anwendungen, um den unterschiedlichen Präferenzen gerecht zu werden und die Zugänglichkeit zu gewährleisten;

• 24/7-Verfügbarkeit und mehrsprachige Unterstützung. Neben verschiedenen Kanälen sollte es einen Dienst geben, der rund um die Uhr und in verschiedenen Sprachen verfügbar ist und es Hinweisgebern ermöglicht, jederzeit und von jedem Ort aus Bedenken zu melden.

Wie meldet man sich über einen Ombudsmann?

Die Meldung über einen Ombudsmann unterscheidet sich nicht wesentlich von der üblichen Meldung. Letztlich werden die gleichen Instrumente verwendet wie bei einer Meldung an den internen Compliance-Manager über eine Hotline. Der Hauptunterschied besteht in der Person, die mit der Prüfung von Whistleblowing-Meldungen betraut wird: Es handelt sich nicht um eine Person innerhalb des Unternehmens, sondern um eine vertrauenswürdige Person, die von außen eingestellt wird.

Die Meldung von Bedenken über einen Ombudsmann im Rahmen eines Whistleblowing-Dienstes sieht also in der Regel so aus:

• Ermittlung des in der jeweiligen Organisation oder Branche benannten Ombudsmannes durch Einsichtnahme in das Intranet der Organisation, das Mitarbeitendenhandbuch oder den Verhaltenskodex (falls zutreffend);

• Sammeln relevanter Informationen, wie z. B. Daten, Orte, Namen der beteiligten Personen und alle unterstützenden Beweise oder Dokumente;

• Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann mit einem kurzen Überblick über das spezifische Anliegen und, falls erforderlich, Vereinbarung eines vertraulichen Gesprächs zur weiteren Erörterung der Angelegenheit. Informanten können den Ombudsmann über die vom Ombudsmann zur Verfügung gestellten Whistleblowing-Kanäle erreichen, z. B. über ein Whistleblowing-System, eine Telefon-Hotline oder persönlich;

• Beratung und Unterstützung: Der Ombudsmann berät zum Meldeverfahren, zu den Rechten des Hinweisgebers und zu zusätzlichen Ressourcen oder Unterstützungsmöglichkeiten;

• Befolgung des empfohlenen Verfahrens, das die Einreichung einer förmlichen schriftlichen Beschwerde, die Vorlage zusätzlicher Unterlagen oder Beweise oder die Teilnahme an weiteren Gesprächen oder Sitzungen mit dem Ombudsmann oder anderen relevanten Parteien beinhalten kann;

• Aufrechterhaltung der Kommunikation mit dem Ombudsmann während des gesamten Prozesses.

Was ist eine digitale Whistleblowing-Hotline?

Eine digitale Whistleblowing-Hotline (oder ein Hinweisgebersystem) ist ein Dienst, der Mitarbeitenden, Angestellten, Auftragnehmern oder Interessengruppen hilft, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Es ist ein wichtiges Instrument zur Risikominderung und Vertrauensbildung, da es Managern und Teamleitern ermöglicht, denkbares Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren.

In der Vergangenheit bezog sich der Begriff "Whistleblowing-Hotline" auf einen telefonischen Meldedienst. Heute wird er als Sammelbegriff für alle Formen von Whistleblowing-Systemen, einschließlich digitaler Systeme, verwendet.

Ombudsmann vs. Whistleblowing-System: konkurrieren oder können sie zusammenarbeiten?

Die Ombudsdienste für Whistleblowing verweisen in der Regel auf externe Drittanbieter, die eine sichere und vertrauliche Plattform für die Meldung von Fehlverhalten bieten. Zu diesen Diensten gehören häufig Hotlines, E-Mail-Adressen oder Online-Portale, bei denen Mitarbeitende ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen melden können.

Mit anderen Worten: Ombudsleute werden immer ein Teil des modernen Whistleblowing-Dienstes sein. Ein Whistleblowing-System wie ein digitales Portal ergänzt den Whistleblowing-Dienst und stellt sicher, dass ein Ombudsmann Mitarbeitenden, die sich entschließen, ihre Meinung zu sagen, umfassende Unterstützung bieten kann.

Wenn es um die Förderung von Transparenz und Verantwortlichkeit in Organisationen geht, spielen sowohl Ombudsleute als auch Whistleblowing-Systeme eine wichtige Rolle. Sie konkurrieren nicht, sondern ergänzen sich gegenseitig.

So kann z. B. ein Ombudsmann ein Whistleblowing-System betreiben und Fälle über die Plattform entgegennehmen, wobei absolute Vertraulichkeit gewährleistet ist und die Möglichkeit zur anonymen Meldung besteht, wenn die digitale Plattform dies zulässt.

FAQ

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