WHISTLEBLOWERPOLITIK

1. FORMÅL 
Denne whistleblowerpolitik har til formål at opstille rammerne for Herlufsholms whistleblowerordning, som udover Herlufsholms sædvanlige rapporteringskanaler kan bruges til indberetning af overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, herunder mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, som vedrører Herlufsholm. 

2. HVEM KAN FORETAGE INDBERETNING?
Whistleblowerordningen kan anvendes af følgende persongrupper, som er omfattet af whistleblowerloven:
Herudover kan whistleblowerordningen anvendes af følgende persongrupper, som ikke er omfattet af whistleblowerloven:
Det skal understreges, at ordningen for de persongrupper, som ikke er omfattet af whistleblowerloven, er oprettet på frivillig basis og i videst muligt omfang er indrettet i overensstemmelse med de regler, der følger af lov om beskyttelse af whistleblowere. Persongrupperne er imidlertid ikke direkte omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse.

3. HVORDAN FORETAGES INDBERETNINGEN?
Indberetning til whistleblowerordningen kan foretages skriftligt via Herlufsholms whistleblowerportal, som kan tilgås på Herlufsholms hjemmeside. På whistleblowerportalen kan du finde nærmere oplysninger og vejledning om forhold af betydning for vurdering af indberetningen.

4. HVAD KAN DER INDBERETTES OM?
Du kan bruge whistleblowerordningen til at indberette om alle alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, der vedrører Herlufsholm. Det kan f.eks. være mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, herunder forhold vedrørende bestikkelse og korruption, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og økonomisk kriminalitet i øvrigt samt brud på persondatasikkerheden, alvorlige skader på miljøet, interessekonflikter, tilfælde af seksuel chikane eller anden grov chikane samt grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen i øvrigt.

Du kan derudover indberette om overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, og som vedrører Herlufsholm. Det kan f.eks. være overtrædelser inden for offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, produktsikkerhed og -overensstemmelse, samt miljøbeskyttelse.

Vi vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde. Indberetningen vil falde inden for ordningens anvendelsesområde, hvis den falder inden for anvendelsesområdet for de til enhver tid gældende regler i lov om beskyttelse af whistleblowere i Danmark.
 
Hvis du er ansat, gør vi opmærksom på, at utilfredshed med dit ansættelsesforhold, såsom løn og ledelsesstil og andre kontraktlige vilkår, som det klare udgangspunkt ikke skal indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal i stedet adresseres gennem de normale kanaler f.eks. til nærmeste leder, din tillidsrepræsentant eller HR.

Indberetninger skal foretages i god tro. Det betyder, at du skal have rimelig grund til at tro, at de indberettede oplysninger er korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne er omfattet af ordningen. Det betyder også, at ordningen ikke må bruges til at foretage indberetning af bevidst urigtige oplysninger.

5. HÅNDTERING AF INDBERETNINGER
Advokatfirmaet Poul Schmith screener enhver indberetning, som foretages til whistleblowerordningen.

Som indberetter vil du hurtigst muligt og senest inden for syv dage efter din indberetning modtage en kvittering for, at indberetningen er modtaget. Du vil modtage en kvittering for indberetningen på whistleblowerportalen eller via de personlige kontaktoplysninger, som du har angivet i forbindelse med din indberetning, medmindre du udtrykkeligt har anmodet om andet, eller der er rimelig grund til at antage, at en bekræftelse på indberetningen vil bringe beskyttelsen af din identitet i fare. Foretager du en anonym indberetning, vil du alene kunne modtage bekræftelsen i whistleblowerportalen, hvis du gemmer den adgangskode, som modtages i forbindelse med indberetningen.

Ved screeningen bliver det vurderet, om du som indberetter og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen. Viser det sig ikke at være tilfældet, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere i ordningen, og du vil blive orienteret herom.

Viser den indledende screening derimod, at du og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen, eller at det ikke umiddelbart kan afvises at være tilfældet, vil indberetningen blive undersøgt nærmere. Omfanget af undersøgelsen afhænger af sagens konkrete omstændigheder, herunder om det som led i undersøgelsen konstateres, at du eller det indberettede forhold ikke er omfattet af whistleblowerloven.

Den videre undersøgelse varetages som udgangspunkt af Herlufsholms whistleblowerenhed, som er oprettet til dette formål.

Du vil som indberetter som udgangspunkt inden for tre måneder modtage feedback om status på indberetningen, herunder hvilken form for opfølgning på indberetningen, der eventuelt er foretaget. Du vil modtage feedback på whistleblowerportalen eller via de personlige kontaktoplysninger, som du har angivet i forbindelse med din indberetning, medmindre du udtrykkeligt har anmodet om andet, eller der er rimelig grund til at antage, at en feedback på indberetningen vil bringe beskyttelsen af din identitet i fare. Hvis du indberetter anonymt, vil du modtage feedback via whistleblowerportalen.

6. ANONYMITET OG BESKYTTELSE AF INDBERETTEREN
Du kan frit vælge, om din indberetning skal være anonym, eller om du vil angive dine personlige kontaktoplysninger.

Vælger du at foretage en anonym indberetning, vil der som udgangspunkt ikke blive behandlet personoplysninger om dig. Anfører du i forbindelse med din indberetning oplysninger, der sætter Herlufsholm i stand til at identificere dig, vil Herlufsholm imidlertid være berettiget til at foretage behandling af disse oplysninger. Dette gælder uagtet, om du i øvrigt har foretaget indberetningen anonymt.

Ved en anonym indberetning vil du have mulighed for at vælge, om du vil stå til rådighed for en eventuel videre undersøgelse ved at gemme adgangskoden, som du modtager i forbindelse med din indberetning. Adgangskoden giver dig mulighed for at få adgang til og følge op på din indberetning i whistleblowerportalen, herunder kommunikere med Herlufsholms whistleblowerenhed. Vi opfordrer til, at du som indberetter gemmer adgangskoden, da det kan være vanskeligt for Herlufsholms whistleblowerenhed at gennemføre en undersøgelse uden yderligere oplysninger fra dig.

Indberetningssystemet logger hverken IP-adressen eller maskin-ID’et på den computer, som indberetningen foretages fra, og systemet anvender ikke cookies. Er den computer, hvorfra indberetningen foretages, ejet af Herlufsholm eller opkoblet på Herlufsholms netværk, er der en risiko for, at det bliver logget i browserens historik/og eller Herlufsholms log, hvilken IP-adresse og/eller hvilket maskin-ID indberetningen er foretaget fra, via den logning, der sker i Herlufsholms IT-systemer. Du kan eliminere denne risiko ved at foretage indberetningen fra en computer, som ikke er ejet af Herlufsholm eller koblet op på Herlufsholms netværk.

En indberetter, der i god tro indberetter forhold omfattet af whistleblowerordningen, kan ikke mødes med repressalier som følge af indberetningen.

Hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger, kan det derimod få negative konsekvenser for dig, herunder bødestraf, ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser.

6.1. Personer, som er omfattet af whistleblowerloven
Er du omfattet af whistleblowerloven, og vælger du at tilkendegive din identitet i forbindelse med en indberetning, har Herlufsholms whistleblowerenhed efter lov om beskyttelse af whistleblowere tavshedspligt om din identitet. Din identitet vil således som udgangspunkt alene blive videregivet, hvis du udtrykkeligt samtykker dertil. Din identitet kan dog videregives til offentlige myndigheder, f.eks. politi- eller anklagemyndighed, hvis det er nødvendigt for at imødegå indberettede forhold eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar. Du vil blive underrettet forud for videregivelsen, i det omfang det er muligt af hensyn til den konkrete sagsbehandling.  

6.2. Personer, som ikke er omfattet af whistleblowerloven
Er du ikke omfattet af whistleblowerloven, og vælger du at tilkendegive din identitet i forbindelse med en indberetning, vil Herlufsholms whistleblowerenhed holde din identitet fortrolig i videst muligt omfang. Det betyder, at din identitet som udgangspunkt ikke vil blive videregivet til personer uden for whistleblowerenheden. Oplysninger om din identitet kan dog videregives, hvis du udtrykkeligt samtykker dertil, eller det er påkrævet ved lov. Herudover kan din identitet videregives til offentlige myndigheder, f.eks. politi- eller anklagemyndighed, hvis det er nødvendigt for at imødegå indberettede forhold eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar. Du vil blive underrettet forud for videregivelsen, i det omfang det er muligt af hensyn til den konkrete sagsbehandling.  

7. BESKYTTELSE AF DEN, DER INDBERETTES OM 
Identiteten på den fysiske eller juridiske person, der indberettes om, eller en fysisk eller juridisk person med tilknytning til denne person, f.eks. personens ægtefælle, vil blive beskyttet under behandlingen af indberetningen og vil alene blive videregivet til personer uden for Herlufsholms whistleblowerenhed, hvis det sker som led i opfølgning på en indberetning, for at imødegå alvorlige lovovertrædelser, øvrige alvorlige forhold eller overtrædelser af EU-retten (som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet), eller det i øvrigt er påkrævet ved lov.

Disse personer har ret til et effektivt forsvar i sager, hvor de indberettede oplysninger indgår som led i bevisførelsen, og bl.a. derfor registreres modtagne indberetninger, ligesom oplysninger om din identitet i sådanne tilfælde kan videregives.

8. INDBERETNING TIL EKSTERN WHISTLEBLOWERORDNING
Du kan frit vælge mellem at foretage en indberetning til Herlufsholms whistleblowerordning eller en såkaldt ekstern whistleblowerordning. Således har f.eks. Datatilsynet oprettet Den Nationale Whistleblowerordning, som supplerer arbejdsgiveres pligt til at oprette whistleblowerordninger. Du kan læse om proceduren for at foretage en indberetning til Den Nationale Whistleblowerordning her: https://whistleblower.dk/. Her finder du også et link til Den Nationale Whistleblowerordnings indberetningsportal, hvorfra du bl.a. kan vælge at foretage din indberetning.

Vi opfordrer til, at du foretager din indberetning til Herlufsholms whistleblowerordning, hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, så Herlufsholm hurtigt og umiddelbart kan følge op på det indberettede forhold.