WHISTLEBLOWERPOLITIK
Formålet med whistleblowerpolitikken er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og dermed undgå en potentiel tilbageholdenhed med indberetning af væsentlige forhold.
1. INTRODUKTION TIL IM. STIHOLT A/S'S WHISTLEBLOWERORDNING
En whistleblowerordning er en tryg og anonym mulighed for at "blæse i fløjten", hvis medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til Im. Stiholt A/S oplever eller har mistanke om, at der foregår ulovligheder eller lignende alvorlige forhold i Im. Stiholt A/S eller i aktiviteter med tilknytning til Im. Stiholt A/S, som kan påføre Im. Stiholt A/S et økonomisk tab eller skade Im. Stiholt A/S's omdømme.
Im. Stiholt A/S er en ansvarlig organisation med en åben kultur, hvor alle frit kan ytre sig, også hvis man oplever uregelmæssigheder eller ulovligheder.
Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Den foretrukne fremgangsmåde skal være at tale med den nærmeste leder, HR eller direktøren i Im. Stiholt A/S, men hvis du ikke synes, du kan tale med nogen i ledelsen, kan du indgive en rapport - anonymt eller fortroligt – i Im. Stiholt A/S's whistleblowerordning.
Vores whistleblowerordning omfatter alle vores medarbejdere. Dette uanset ansættelsesvilkår. Det gælder således for såvel fuldtidsansatte som deltidsansatte, timelønnede, lønnede eller ulønnede praktikanter og medlemmer af ledelsen og ejerkredsen.
Som medarbejder har man mulighed for at foretage en anonym indberetning.
Herudover kan whistleblowerordningen også anvendes af eksterne parter. Dette kan eksempelvis være:
3. HVEM KAN DER INDBERETTES OM?
Der kan indberettes om forhold, hvori Im. Stiholt A/S's medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til Im. Stiholt A/S er involveret. Dette gælder både ansatte, direktions- og bestyrelsesmedlemmer i Im. Stiholt A/S samt andre personer, der er tilknyttet Im. Stiholt A/S, herunder leverandører, samarbejdspartnere, advokater og revisorer.
Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om alvorlige forhold eller mistanke herom. Der skal være tale om overtrædelser af love, regler, politikker, retningslinjer mv. Mindre alvorlige forhold som for eksempel utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder mv., kan ikke indberettes via whistleblowerordningen, men skal indberettes via de normale kommunikationsveje.
Alvorlige forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:
Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at foretage indberetning. Alle henvendelser besvares og behandles, da din henvendelse er værdsat.
Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, herunder for at kunne afdække forseelsen, er det afgørende, at du belyser forseelsen bedst muligt. Det er ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.
Indberetningen kan foretages skriftligt ved brug af nærværende whistleblowerplatform.
Der kan ikke foretages indberetninger efter whistleblowerordningen til Im. Stiholt A/S på andre måder end ved brugen af nærværende platform. Baggrunden herfor er, at der er tale om strengt fortrolige personoplysninger, der ikke må videregives til andre end de få personer, der er udpeget til at håndtere whistleblowerindberetninger.
Det er som nævnt muligt at foretage en indberetning anonymt. Hvis dette gøres, skal du gemme adgangskoden, jf. også oplysning herom ved selve indberetningen, så du kan vende tilbage til platformen og svare på eventuelle opfølgende spørgsmål. Baggrunden herfor er, at vi ofte har brug for yderligere oplysninger end dem, du har afgivet i indberetningen for at kunne vurdere, hvorvidt det pågældende forhold falder inden for eller uden for whistleblowerordningen. Hvis du ikke gemmer adgangskoden, kan vi ikke kommunikere med dig.
Indberetning sker via HjulmandKaptains whistleblowerplatform, der findes på Im. Stiholt A/S hjemmeside.
Im. Stiholt A/S opfordrer til, at indberetteren angiver sit navn i forbindelse med en anmeldelse, men det er dog muligt at foretage en anonym anmeldelse.
Indberetningen varetages af advokatfirmaet HjulmandKaptain, som foretager en screening af, hvorvidt indberetningen falder inden for ordningen samt en habilitetsvurdering af, hvem der kan behandle indberetningen hos Im. Stiholt A/S. Anmeldelsen sendes herefter til den relevante sagsbehandler hos Im. Stiholt A/S.
Alle involverede parter behandler alle anmeldelser fortroligt.
Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.
Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, er den indgivet af en person, som ikke er anmeldelsesberettiget, jf. punkt 2, eller vedrører den et forhold, som falder uden for whistleblowerordningen, jf. punkt 3 og 4, bliver den afvist og slettet i systemet, og den person, der har indberettet sagen, vil - hvis denne har valgt at oplyse sin identitet - få besked herom.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at den indgivne indberetning er omfattet af whistleblowerordningen og ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den underkastet en nærmere undersøgelse. Sagen behandles internt i Im. Stiholt A/S og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der indberettes om. Sagen slettes i systemet, men opbevares i op til fem år i den berørte persons personalemappe.
Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen, og en eventuel ankefrist er udløbet, bliver sagen slettet i systemet. Sagen kan ende i retten, og den anmeldte person kan risikere bøde- eller fængselsstraf.
Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro og være oplysninger, som indberetteren har fået direkte indsigt i og ikke blot på rygtebasis.
En indberetning, der falder uden for kategorien af forseelser, som kan anmeldes via whistleblowerordningen (se punkt 4), vil straks blive slettet i whistleblowerordningen og indberetteren modtager information om dette og henvises til rette kommunikationsvej.
Hvis du indberetter til whistleblowerordningen, er du beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. En indberetning er afgivet i god tro, når du havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne var omfattet af whistleblowerordningen.
Hvis du indgiver en indberetning i ond tro, kan det få negative konsekvenser for dig, og i særlige tilfælde kan der være grundlag for afskedigelse og/eller politianmeldelse.
Hvis du som ansat oplever at blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser fordi, du har benyttet whistleblowerordningen, vil vi opfordre dig til at henvende dig til en af de betroede medarbejdere, din tillidsrepræsentant eller faglige organisation.
Hvis en af de betroede medarbejdere får viden om, at en ansat har oplevet ansættelsesretlige konsekvenser efter at have indgivet en indberetning i god tro via vores whistleblowerplatform, forfølges dette uagtet whistleblowerens indblanding.
Whistleblowere får efter indgivelsen af indberetningen via platformen en bekræftelse på, at den er modtaget.
Whistlebloweren har ret til at blive orienteret om sagens behandling og eventuelt udfaldet heraf. Hvor meget eller hvor lidt, der kan orienteres om, afhænger dog af det indberettede forhold og kan være begrænset af reglerne om tavshedspligt, databeskyttelse eller lignende.
Registrerede kan fortsat udøve deres rettigheder i henhold til kapitel III i GDPR (indsigtsanmodning, sletning mv.). Dette dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder blandt andet tavshedspligten i lov om beskyttelse af whistleblowere.
Der må ikke ske videregivelse af oplysningerne vedrørende indberetningen til andre parter, der ikke har et arbejdsmæssigt eller nødvendigt behov for adgang til oplysningerne.
De betroede medarbejdere, der er udpeget til håndtering af vores whistleblowerordning samt HjulmandKaptain, er underlagt den særlige tavshedspligt i lov om beskyttelse af whistleblowere.
10. EKSTERN WHISTLEBLOWERORDNING
Organisationen opfordrer til, at der altid foretages indberetning om forhold vedrørende Im. Stiholt A/S til Im. Stiholt A/S's whistleblowerordning.
Hvis du som whistlebloweren dog vurderer, at overtrædelsen ikke kan imødegås effektivt internt, og at der er risiko for repressalier, har du som whistleblower også mulighed for at foretage en indberetning via en ekstern whistleblowerordning.
Den eksterne whistleblowerordning varetages af Datatilsynet og der kan læses mere om proceduren herfor på Datatilsynets hjemmeside: https://whistleblower.dk/
11. DATASIKKERHED
Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, bliver leveret af Whistleblower Software ApS, CVR-nummer 42045136. Whistleblower Software ApS er et uafhængigt selskab, der garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser eller maskine-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene de betroede medarbejdere samt HjulmandKaptain, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet. Der kan findes yderligere information om sikkerheden og behandlingen af personoplysninger i forbindelse med vores whistleblowerplatform i Privatlivspolitikken for whistleblowerordningen.
12. SPØRGSMÅL
Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til advokatfirmaet HjulmandKaptain på tlf. +45 70151000.