POLITICA WHISTLEBLOWING

Premessa

GIVI S.p.A. opera sul mercato con l’obiettivo di promuovere l’occupazione, favorire le opportunità di crescita professionale, creare valore, soddisfare i clienti e valorizzare tutte le persone che vi lavorano.

La presente politica (o procedura) ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni (cd. Whistleblowing) su informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili al personale GIVI S.p.A. e/o terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico nonché del sistema di regole e procedure vigenti in GIVI S.p.A.

La politica è anche finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15/03/2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”. 

Per quanto non espressamente indicato dalla presente politica resta integralmente applicabile quanto previsto dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24.

La presente politica ha lo scopo di dettare indicazioni operative per la gestione di segnalazioni di condotte illecite da parte di soggetti che interagiscono o hanno interagito in maniera continuativa con l'attività di GIVI S.p.A.

Il d.lgs. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937, raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione di violazioni del diritto delle e delle disposizioni della normativa nazionale (di seguito “Whistleblowing”) delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato. Ne deriva una disciplina organica e uniforme finalizzata a una maggiore tutela del whistleblower. In tal modo, quest’ultimo è maggiormente incentivato all’effettuazione di segnalazioni di illeciti nei limiti e con le modalità indicate nel decreto.

I soggetti del settore pubblico e i soggetti del settore privato devono quindi predisporre appositi canali di segnalazione interni che, a norma dell’art. 4 del decreto siano in grado di garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione dei canali interni, quindi delle segnalazioni, deve avvenire secondo tempi e modi definiti.

Occorre inoltre predisporre policy e procedure specifiche e assicurare la compliance in tema di trattamento dei dati personali (GDPR). La disciplina prevede che, al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6, le segnalazioni possano essere inviate, in via subordinata e/o successiva rispetto a quelle interne, all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), individuata quale unica autorità competente a ricevere e gestire segnalazioni in materia di Whistleblowing, attraverso appositi canali di segnalazione esterni.

La presente politica ha lo scopo di dettare indicazioni operative per la gestione di segnalazioni di condotte illecite da parte di soggetti che interagiscono o hanno interagito in maniera continuativa con l'attività di GIVI S.p.A.

In particolare, fornisce indicazioni operative con riguardo a:

1. I soggetti ai quali è consentito effettuare la segnalazione;
2. Definizione e contenuto della segnalazione;
3. Le violazioni che possono essere segnalate e quelle che non possono essere segnalate;
4. Quando si può fare una segnalazione;
5. Le modalità con cui fare una segnalazione ed esecutività della segnalazione;
6. I soggetti a cui è affidata la gestione interna delle segnalazioni;
7. Le forme di tutela che devono essere garantite in favore del segnalante;
8. Sistema sanzionatorio.

I soggetti legittimati a presentare la segnalazione, nell’ambito del contesto aziendale destinatari della disciplina in esame, le segnalazioni possono essere fatte da: lavoratori dipendenti e autonomi, liberi professionisti e consulenti, lavoratori e collaboratori che svolgono la propria attività presso l’ente che forniscono beni o servizi presso l’ente, i volontari, i tirocinanti, gli azionisti, e le persone con funzione di direzione amministrazione e controllo (art. 3).

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove). 

Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo pubblico o privato. 

Rispetto all’accezione da attribuire al “contesto lavorativo”, secondo il Decreto e le linee guida ANAC, occorre fare riferimento a un perimetro di applicazione ampio e non limitato a chi abbia un rapporto di lavoro “in senso stretto” con l’organizzazione del settore pubblico o privato. 

Occorre, infatti, considerare che le segnalazioni possono essere effettuate anche da coloro che hanno instaurato con i soggetti pubblici e privati altri tipi di rapporti giuridici diversi da quelli di lavoro in senso stretto. Ci si riferisce, fra l’altro, ai consulenti, collaboratori, volontari, tirocinanti, azionisti degli stessi soggetti pubblici e privati ove assumano la forma societaria e alle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza. 

Al riguardo, con riferimento agli azionisti, le linee guida ANAC chiariscono il perimetro di applicazione della disciplina e, in particolare, delle segnalazioni, precisando che si tratta di “coloro che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti rivestito nella impresa”. 

La disciplina si applica anche nel caso di segnalazioni che intervengano nell’ambito di un rapporto di lavoro poi terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.

Pertanto, a rilevare è l’esistenza di una relazione qualificata tra il segnalante e GIVI S.p.A. nel quale il primo opera, relazione che riguarda attività lavorative o professionali presenti o anche passate. Quanto al contenuto, le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. 

In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi essenziali della segnalazione, anche ai fini del vaglio di ammissibilità: 

• I dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti; 
• Le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione; 
• Le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. 

Inoltre, nel caso di utilizzo del canale analogico, sarebbe utile che il segnalante indichi espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing (ad es. inserendo la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”), soprattutto al fine di gestire correttamente l’eventuale invio, per errore, della segnalazione a un soggetto diverso dal gestore (vd. par. 7 sulla “Modalità con cui fare una segnalazione”). 

È utile anche che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

La segnalazione può essere effettuata in qualsiasi momento e può riferirsi a fatti accaduti o in corso relativi a comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. Le segnalazioni possono avere a oggetto le violazioni riepilogate di seguito, il linea con quanto emerge dalle linee guida ANAC.

Violazioni delle disposizioni normative nazionali

In tale categoria rientrano gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificamente individuati come violazioni del diritto UE, come sotto definite. In secondo luogo, nell’ambito delle violazioni in esame, rientrano: 

• I reati presupposto per l’applicazione del Decreto 231; 
• Le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel citato Decreto 231, anch’esse non riconducibili alle violazioni del diritto dell’UE come sotto definite.

Violazioni della normativa europea 

Si tratta di: 

• Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al Decreto e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato). Si precisa che le disposizioni normative contenute nell’Allegato 1 sono da intendersi come un riferimento dinamico in quanto vanno naturalmente adeguate al variare della normativa stessa. 

In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. 

A titolo esemplificativo, si pensi ai cd. reati ambientali, quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi; 

• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE. Si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione; 
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese; 
• Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Ue. Si pensi ad esempio a un’impresa che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare, grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd. pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza.

Sono escluse dall’ambito di applicazione della nuova disciplina le segnalazioni: 

• Legate a un interesse personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente privato o dell’amministrazione pubblica, posto che la nuova disciplina mira a tutelare l’integrità dell’ente persona giuridica e a ricomprendere “tutte quelle situazioni in cui si vanifica l’oggetto o le finalità delle attività poste in essere nel settore pubblico e privato per la piena realizzazione delle finalità pubbliche, che ne deviino gli scopi o che ne minino il corretto agire”.

Le contestazioni escluse in quanto legate a un interesse personale del segnalante non sono, pertanto, considerate segnalazioni whistleblowing8 e, quindi, potranno essere trattate come segnalazioni ordinarie, laddove previsto. Infatti, è possibile che le imprese, soprattutto quelle più strutturate, già contemplino procedure e canali per la segnalazione interna di violazioni non rientranti nel campo di applicazione della disciplina whistleblowing, ma rilevanti in quanto lesive di principi o prescrizioni contenute, ad esempio, nel Codice etico o nel regolamento del personale. Pertanto, tali violazioni potranno essere segnalate attraverso le procedure già in precedenza adottate dall’ente o di cui l’ente intenda dotarsi; 

• In materia di sicurezza e difesa nazionale; 
• Relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc (servizi finanziari, prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente). 

Resta poi ferma la normativa in materia di: i) informazioni classificate; ii) segreto medico e forense; iii) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; iv) norme di politica penale sull’obbligo di segretezza delle indagini; v) disposizioni sull’autonomia e indipendenza della magistratura; vi) difesa nazione e di ordine e sicurezza pubblica; vii) nonché di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati.

Le segnalazioni dovranno essere sempre adeguatamente circostanziate al fine di consentire le dovute verifiche sui fatti evidenziati, anche a prescindere dall'individuazione del soggetto responsabile. La segnalazione è circostanziata quando la narrazione da parte dell’autore, di fatti, eventi o circostanze che costituiscono gli elementi fondanti dell’asserito illecito è effettuata con un grado di dettaglio sufficiente a consentire di identificare elementi utili o decisivi ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa (ad esempio tipologia di illecito commesso, periodo di riferimento, valore, cause e finalità dell’illecito, aree e persone interessate o coinvolte). Se disponibili, è gradito l’inserimento di documenti/evidenze utili a supportare quanto dichiarato. Non sono quindi prese in considerazione segnalazioni prive di qualsiasi elemento sostanziale a loro supporto, eccessivamente vaghe o poco circostanziate. 

L’abuso o l’utilizzo in mala fede dello strumento, ad esempio per segnalare eventi di cui è già nota l’infondatezza al segnalante, questioni meramente personali ovvero segnalazioni con evidente contenuto diffamatorio o calunnioso, comporta l’applicazione del sistema sanzionatorio della Società. 

In presenza di dubbi sull’interpretazione di eventi o situazioni che potrebbero rappresentare un atto corruttivo, è possibile contattare ANAC.

Il segnalante può effettuare la segnalazione:

• Quando il rapporto giuridico è in corso;
• Durante il periodo di prova;
• Quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, per ANAC sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di vigilanza “ordinari”. Le linee guida ANAC prevedono che i soggetti che ricevono le segnalazioni tramite canali interni considerano le segnalazioni anonime alla stregua di segnalazioni ordinarie da trattare secondo i criteri stabiliti nei rispettivi ordinamenti.

Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i canali appositamente predisposti:

• Canale interno
• Canale esterno (gestito da ANAC)

Si favorisce l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 del D.lgs. 24/2023, è possibile effettuare una segnalazione esterna ad ANAC.

7.1 Canale interno

7.1.1 Apertura della segnalazione

La segnalazione tramite canale interno è possibile tramite il link pubblico seguente: https://whistleblowersoftware.com/secure/GIVI S.P.A. -SPA.

Il canale interno permette di segnalare in forma confidenziale o anonima, sia tramite segnalazione scritta che orale, con distorsione della voce automatica su richiesta del segnalante.

Il segnalante ha facoltà di conoscere, in fase di inserimento segnalazione, chi sono i gestori del caso e di escluderne taluni qual ora possa temere che sussista un conflitto di interesse. Al segnalante viene rilasciata una password univoca per accedere al caso, in modo da poterne monitorare l’avanzamento e di poter interagire con il/i gestori della segnalazione.

7.1.2 Notifica di presa in carico

Una volta inserita una segnalazione all’interno del portale dedicato, ne viene data notifica ai/al gestori dei caso.

Effettuando il login, il gestore del caso potrà prendere in carico la segnalazione entro 7 giorni dall’inserimento nel canale interno, fatte salvo eventuali cause di forza maggiore che non permettano la presa in carico nei tempi prestabiliti.

7.1.3 Esame della segnalazione

Il gestore della segnalazione verifica il contenuto della segnalazione, la completezza delle informazioni e verifica se la segnalazione rientra nell’ambito della normativa Whistleblowing:

• Se la segnalazione rientra nell’ambito della normativa e le informazioni sono complete, viene avviata un’indagine interna volta a verificare la fattispecie segnalata
• Se la segnalazione non rientra nell’ambito della normativa ma le informazioni sono comunque complete, la segnalazione viene inoltrata al reparto competente, dandone comunicazione al segnalante e procedendo quindi alla chiusura della segnalazione per non rilevanza
• Se la segnalazione riporta informazioni incomplete e il segnalante non è in grado di integrare le informazioni fornite, la segnalazione viene chiusa senza dar luogo a ulteriori verifiche.

7.1.4 Indagine interna

Nel caso di segnalazione con dati completi rientrante nelle fattispecie previste dalla normativa Whistleblowing, viene avviata un’indagine interna.

Il gestore della segnalazione potrà avvalersi di personale tecnico garantendo la riservatezza del segnalante. Il personale tecnico è sottoposto ai medesimi obblighi di riservatezza nei confronti del segnalante.

7.1.5 Notifica termine indagine interna e chiusura segnalazione

Al termine dell’indagine interna la segnalazione viene chiusa e ne viene data notifica al segnalante, indicando eventualmente i provvedimenti adottati.

La chiusura della segnalazione deve avvenire entro i 90 giorni dalla creazione della stessa.

7.1.6 Interazione tra segnalante e gestore della segnalazione

Nel momento in cui una segnalazione viene inserita, fino alla sua chiusura, è possibile per il segnalante interagire con il gestore della segnalazione, e viceversa, tramite il portale indicato al punto 6.1.1.

7.2 Canale esterno

L’Autorità competente per le segnalazioni esterne è l’ANAC. È possibile segnalare all’Autorità solo laddove ricorra una delle seguenti condizioni:

• Se non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del d.lgs. 24/2023;
• La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma non abbia funzionato correttamente, nel senso che la segnalazione non è stata trattata entro un termine ragionevole, oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione;
• La persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione. Ciò si verifica quando, ad esempio vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate o distrutte, l’efficacia delle indagini svolte dalle autorità competenti potrebbe essere altrimenti compromessa o anche perché si ritiene che ANAC sarebbe più indicata ad affrontare la specifica violazione, soprattutto nelle materie di propria competenza;
• La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si tratta dei casi in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente.

GIVI S.P.A. ha affidato la gestione del canale di segnalazione interno a persone fisiche già presenti all’interno della sua organizzazione. Il segnalante ha facoltà di conoscere, in fase di inserimento segnalazione, chi sono i gestori del caso e di escluderne taluni qual ora possa temere che sussista un conflitto di interesse.

I componenti che prendono in carico la segnalazione assicurano uno dei principali cardini della disciplina del whistleblowing che è rappresentato dalle tutele riconosciute al segnalante per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina. In particolare, il Decreto si preoccupa di proteggere il segnalante con: 

• L’obbligo di riservatezza della sua identità; 
• Il divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti; 
• La limitazione della sua responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.

Tali misure di protezione, con alcune eccezioni, si applicano non solo al soggetto segnalante ma anche ad altri soggetti che potrebbero essere destinatari di ritorsioni, in ragione del ruolo assunto o della particolare vicinanza o rapporto con il segnalante. In particolare, si tratta dei seguenti soggetti:

• I “facilitatori”, ossia le persone fisiche che abbiano assistito una persona segnalante nel processo di segnalazione, operando all’interno del medesimo contesto lavorativo; 
• Le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; 
• I colleghi di lavoro della persona segnalante e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; 
• Gli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa persona lavori, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante. 

9.1 La riservatezza dell’identità del segnalante

La prima tutela posta da GIVI S.P.A. a favore del segnalante è l’obbligo di garantire la riservatezza della sua identità e di ogni altra informazione, inclusa l’eventuale documentazione allegata, dalla quale possa direttamente o indirettamente risalire all’identità del whistleblower. La medesima garanzia è prevista in favore delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, nonché ai facilitatori, in considerazione del rischio di ritorsioni. A tale obbligo sono tenuti: 

• I soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni; 
• L’ANAC; 
• Le autorità amministrative (dipartimento per la funzione pubblica e ispettorato nazionale del lavoro) cui l’ANAC trasmette, per competenza, le segnalazioni esterne ricevute. 

La riservatezza è garantita per ogni modalità di segnalazione. Pertanto, nel rispetto delle previsioni in materia di protezione dei dati personali, nell’istituzione e regolamentazione del canale interno, sono state predisposte adeguate misure che consentano di mantenere riservata l’identità del segnalante, il contenuto della segnalazione e la relativa documentazione.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’ente contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. 

Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. 

In tali casi, è dato preventivo avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni che rendono necessaria la rivelazione dei dati riservati. 

Qualora il soggetto segnalante neghi il proprio consenso, la segnalazione non potrà essere utilizzata nel procedimento disciplinare che, quindi, non potrà essere avviato o proseguito in assenza di elementi ulteriori sui quali fondare la contestazione. Resta ferma in ogni caso, sussistendone i presupposti, la facoltà dell’ente di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria

9.2. Il divieto e la protezione contro le ritorsioni 

Il Decreto vieta ogni forma di ritorsione nei confronti del segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini - in via diretta o indiretta - un danno ingiusto ai soggetti tutelati. 

Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli. 

La stessa tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori e degli altri soggetti assimilati al segnalante, già citati (es. colleghi di lavoro).

L’ANAC è l’autorità preposta a ricevere dal segnalante e gestire le comunicazioni su presunte ritorsioni dallo stesso subite. 

Affinché sia riconosciuta tale forma di tutela, il Decreto prevede le seguenti condizioni: 

• Che il segnalante/denunciante al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica avesse “fondato motivo” di ritenere le informazioni veritiere e rientranti nel perimetro applicativo della disciplina; 
• Che la segnalazione, denuncia o divulgazione sia stata effettuata secondo la disciplina prevista dal decreto.

Questo implica da parte del segnalante un’attenta diligenza nella valutazione delle informazioni che non è sufficiente si fondino su semplici supposizioni, “voci di corridoio” o notizie di pubblico dominio.

La norma fornisce un elenco delle possibili fattispecie ritorsive, sia pur non esaustivo e non tassativo:

1. Il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 
2. La retrocessione di grado o la mancata promozione; 
3. Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro; 
4. La sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa; 
5. Le note di merito negative o le referenze negative; 
6. L'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; 
7. La coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo; 
8. La discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; 
9. La mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
10. Il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; 
11. I danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; 
12. L'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro; 
13. La conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; 
14. L'annullamento di una licenza o di un permesso; 
15. La richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Pertanto, il soggetto che ritenga di aver subito una ritorsione, anche tentata o minacciata, come conseguenza di una segnalazione/divulgazione/denuncia lo comunica all’ANAC, che dovrà accertare il nesso di causalità tra la ritorsione e la segnalazione e, quindi, adottare i conseguenti provvedimenti.

In particolare, qualora l’Autorità consideri inammissibile la comunicazione, provvederà ad archiviarla; se, invece, ne accerterà la fondatezza e il nesso causale tra segnalazione e ritorsione avvierà il procedimento sanzionatorio. 

In caso di ritorsioni commesse nel contesto lavorativo di un soggetto del settore privato, l’Ufficio preposto informa l’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di competenza. 

Si evidenzia che esistono dei casi in cui il segnalante perde la protezione: 

1. Qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile; 
2. In caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave. In entrambe le ipotesi alla persona segnalante o denunciante verrà irrogata una sanzione disciplinare. 

9.3. Le limitazioni di responsabilità per il segnalante 

Ulteriore tutela riconosciuta dal Decreto al segnalante è la limitazione della sua responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni, che altrimenti lo esporrebbero a responsabilità penali, civili e amministrative. 

In particolare, il segnalante non sarà chiamato a rispondere né penalmente, né in sede civile e amministrativa: 

• Di rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.); 
• Di rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.); 
• Di rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.); 
• Di violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.); 
• Di violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore; 
• Di violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali; 
• Di rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

 Il Decreto pone tuttavia due condizioni all’operare delle suddette limitazioni di responsabilità: 

1. Al momento della rivelazione o della diffusione vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni siano necessarie per svelare la violazione oggetto di segnalazione; 
2. La segnalazione sia effettuata nel rispetto delle condizioni previste dal decreto per beneficiare della tutela contro le ritorsioni (fondati motivi per ritenere veritieri i fatti segnalati, la violazione sia tra quelle segnalabili e siano rispettate le modalità e le condizioni di accesso alla segnalazione). 

Va evidenziato, quindi, che la limitazione opera se le ragioni alla base della rivelazione o diffusione non sono fondate su semplici illazioni, gossip, fini vendicativi, opportunistici o scandalistici. 

In ogni caso, occorre considerare che non è esclusa la responsabilità per condotte che: 

• Non siano collegate alla segnalazione; 
• Non siano strettamente necessarie a rivelare la violazione; 
• Configurino un’acquisizione di informazioni o l’accesso a documenti in modo illecito. 

Ove l’acquisizione si configuri come un reato, si pensi all’accesso abusivo a un sistema informatico o a un atto di pirateria informatica, resta ferma la responsabilità penale e ogni altra responsabilità civile, amministrativa e disciplinare della persona segnalante. 

Sarà viceversa non punibile, ad esempio, l’estrazione (per copia, fotografia, asporto) di documenti cui si aveva lecitamente accesso.

9.4 Rinunce e transazioni 

Il Decreto vieta, in generale, rinunce e transazioni dei diritti e dei mezzi di tutela dallo stesso previsti, a meno che non avvengano in particolari condizioni. Tale previsione, sottraendo in parte la disponibilità del diritto dalla sfera del beneficiario della tutela, risponde all’esigenza di implementare e rendere effettiva la protezione del whistleblower. 

La norma consente, tuttavia, al segnalante e agli altri soggetti tutelati, di poter rinunciare ai propri diritti e mezzi di tutela o farne oggetto di transazione, solo se ciò avviene nelle sedi protette e, quindi, dinanzi ad un giudice, a seguito di tentativo obbligatorio di conciliazione, o di accordi di mediazione e conciliazione predisposti in sede sindacale o davanti agli organi di certificazione

In tema di regime sanzionatorio, le linee guida ANAC nell’ottica di individuarne il soggetto destinatario distinguono, per le varie fattispecie, tra persona fisica e giuridica ritenuta responsabile e quindi destinataria della sanzione. 

In particolare: 

1. Nelle ipotesi di mancata istituzione del canale, di mancata adozione delle procedure o di adozione di procedure non conformi, il responsabile è individuato nell’organo di indirizzo;
2. Nelle ipotesi in cui non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute, nonché quando sia stato violato l’obbligo di riservatezza, il responsabile è il gestore delle segnalazioni. 

Si precisa che la gestione delle segnalazioni rientra nelle prerogative riconducibili allo svolgimento dell'attività lavorativa del soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni; pertanto, eventuali inadempimenti prevedono l'applicazione delle sanzioni sancite da Contratto Collettivo Nazionale applicabile. Con riferimento, invece, all’ipotesi della sanzione verso chi ha adottato un atto ritorsivo, è stato precisato che è sanzionata la persona fisica individuata come responsabile delle ritorsioni. 

Nel dettaglio, le sanzioni amministrative pecuniarie sono le seguenti: 

1. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni; 
2. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla; 
3. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali; 
4. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato; 
5. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato;
6. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; in tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni; 
7. da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.

La presente politica di Whistleblowing è entrata in vigore il 18/12/2023