1.1
Disse VILKÅR OG BETINGELSER – KUNDEBETINGELSER gælder for Whistleblower Software fra Formalize-systemet (herefter "Systemet"), som Formalize ApS, dansk reg. ingen. 42045136, Kannikegade 4, 1., DK-8000 Aarhus C, Danmark ("Whistleblower Software by Formalize") leverer til kunden (herefter "Kunden").
2.1
Systemet er en online løsning og platform, der gør det muligt for en whistleblower at indberette kritisable forhold til Kunden og gør det muligt for Kunden at håndtere og administrere modtagne indberetninger.
Formalize giver hermed Kunden ret til at bruge Systemet baseret på disse vilkår og betingelser. Brugsretten er begrænset til Kundens personale og dennes Partner. Andre brugere kan kun tildeles brugsrettigheder til systemet efter skriftlig aftale mellem Formalize og kunden.
2.2
Kundens brugsret er ikke-eksklusiv og begrænset til Løbetiden, jf. pkt. punkt 16.1.
2.3
Såfremt det er aftalt, at Kundens er blevet tilbudt en testperiode, er Kundens brugsret til Systemet begrænset til den aftalte testperiode, og Kundens adgang til Systemet spærres ved testperiodens udløb, medmindre et abonnement til Systemet aftales inden for testperioden.
4.1
Alle rettigheder givet under disse vilkår og betingelser er ikke-eksklusive og kan ikke overdrages. Følgelig, hvis det ikke udtrykkeligt er tilladt i disse vilkår og betingelser, må kunden ikke distribuere, underlicensere, udleje, lease, udlåne, videresælge eller overføre sin brugsret til systemet, helt eller delvist. I tilfælde af at kunden er en del af en gruppe af associerede virksomheder, skal sådanne associerede virksomheder specificeres i aftalen mellem kunden og whistleblowersoftwaren, og disse vilkår og betingelser gælder samtidig for alle sådanne virksomheder. Koncernselskaberne betegnes i fællesskab som Kunden i disse betingelser.
4.2
Kunden skal til enhver tid handle med fornøden omhu og lovligt over for tredjemand, især ved at respektere tredjemands immaterielle rettigheder og andre rettigheder og tredjemands privatliv, ved at afstå fra at formidle information på en måde, der er i strid med loven, fra at give uautoriseret adgang til systemet.
4.3
Kunden må kun bruge systemet i overensstemmelse med disse vilkår og betingelser, og kunden må bestemt ikke reverse engineering, dekompilere eller adskille systemet eller forsøge at gøre det, omgå tekniske begrænsninger i systemet eller mod begrænsninger i systemdokumentationen .
4.4
Formalize forbeholder sig sine rettigheder til at verificere berettigelse i henhold til paragraf 4 til enhver tid og suspendere kundens adgang til systemet, hvis berettigelseskravene ikke er opfyldt. Formalize er endvidere berettiget til at suspendere Kundens adgang til Systemet, hvis Kunden undlader at betale sit abonnement efter første påmindelse om forsinket betaling.
5.1
Formalize kan ændre indholdet eller omfanget af systemet. Hvis Formalize ønsker at implementere større ændringer, der kan medføre en ændring i Kundens nuværende procedurer, skal Formalize informere Kunden om sagen hurtigst muligt og senest en (1) måned før implementeringen af sådanne ændringer. Uanset punkt 16.2 er Kunden berettiget til at opsige abonnementet med virkning fra udløbet af opsigelsesperioden på en (1) måned og til at modtage en forholdsmæssig andel af det betalte licensgebyr for Løbetiden.
5.2
Kunden kan fremsende ønsker om ændring af systemets omfang eller indhold. Formalize er dog ikke forpligtet til at ændre Systemet for at imødekomme Kundens ønsker.
6.1
Kunden skal betale de aftalte priser angivet i prislisten for Formalize eller et gældende kontraktdokument. Priserne kan justeres årligt i overensstemmelse med gældende priser som angivet i prislisten fra Formalize. Prisreguleringen kan dog ikke overstige 10 pct.
6.2
Betalingen sker for en periode, jf. pkt. punkt 16.1. Betalingen for Systemet vil blive faktureret årligt før påbegyndelsen af en Termin, dog er den første Periode fakturaer ved accept af disse VILKÅR OG BETINGELSER – KUNDEBETINGELSER.
6.3
Betalinger skal ske senest 14 dage efter Kundens modtagelse af faktura fra Formalize i tilfælde af, at Kunden faktureres direkte af Formalize. I tilfælde af forsinket betaling opkræver Formalize renter for misligholdelse af det skyldige beløb på det pågældende tidspunkt med en sats på 1,5 (halvanden) procent om måneden fra forfaldsdatoen. Der beregnes renter hver måned af den udestående saldo.
6.4
Hvis det er aftalt, at Kunden faktureres gennem en Partner, fastsætter Partneren betalingsbetingelserne.
10.1
Kundens brugsret til Systemet, herunder dokumenter, billeder, værktøjer, videoer og vejledninger indeholdt i Systemet, er begrænset til Løbetsperioden, jf. pkt. punkt 16.1, i overensstemmelse med punkt 2. Formalize beholder alle andre rettigheder til Systemet, herunder dokumenter, billeder, værktøjer, videoer og vejledninger indeholdt i Systemet, herunder ejerskabs- og ophavsrettigheder, jf. pkt. paragraf 14.
10.2
Kundens data er Kundens ejendom, og Formalize har ikke tilladelse til at kopiere eller slette Kundens data uden anvisning fra Kunden, jf. pkt. dog paragraf 9 og 17 om sletning og sikkerhedskopiering. Formalize er dog berettiget til at bruge anonymiserede data, herunder, men ikke begrænset til, antallet af tilfælde, sagskategorier og antallet af brugere i systemet, til statistiske eller forskningsmæssige formål for at forbedre systemets ydeevne.
10.3
Kunden erklærer, at den har juridiske rettigheder til alle sine data og alt materiale uploadet af kunden på systemet (alt efter omstændighederne), og at ingen kundedata krænker tredjeparters rettigheder.
10.4
Kunden giver Formalize ret til at bruge Kundens logo i marketing-, salgs-, finans- og PR-materiale og anden kommunikation udelukkende for at identificere Kunden som kunde.
11.1
Formalize behandler personoplysninger på vegne af Kunden, og Parterne har aftalt en databehandleraftale vedrørende Formalize behandling af personoplysninger på vegne af Kunden. Parterne fastholder, at Formalize er "behandleren", og Kunden er den "ansvarlige" i persondatalovgivningens forstand. Hvor Kunden har indgået en databehandleraftale direkte med Partneren, vil Formalize fungere som underdatabehandler til Partneren.
11.2
Formalize er ikke berettiget til betaling for sin bistand til Kunden i henhold til databehandleraftalen. Hvor en Kunde har indgået aftale om brug af Systemet gennem en Partner.
13.1
Systemets funktion er beskrevet i paragraf 1. Formalize garanterer ikke, at Systemet er fri for fejl og fungerer uden afbrydelser. Formalize skal dog løbende vedligeholde systemet og gøre sit bedste for at rette fejl i systemet inden for rimelig tid.
13.2
Garantier, erklæringer og garantier er kun bindende for Formalize, hvis det er aftalt specifikt skriftligt.
14.1
Alle intellektuelle ejendomsrettigheder til systemet, herunder dokumenter, billeder, værktøjer, videoer og vejledninger indeholdt i systemet, ejes udelukkende af Formalize, dets licensgivere eller dets leverandører.
14.2
Formalize skadesløsholder Kunden for ethvert krav fra en tredjepart baseret på påstanden om, at Systemet inklusive dokumenter, billeder, værktøjer, videoer og vejledninger indeholdt i Systemet krænker tredjeparts rettigheder. I tilfælde af, at Kunden bliver mødt med krav vedrørende sin brug af Systemet og/eller dokumenter, billeder, værktøjer, videoer og vejledninger indeholdt i Systemet, skal Kunden straks informere Formalize skriftligt om eksistensen og indholdet af kravet og overlade afviklingen af kravet, herunder eventuelle foranstaltninger, der er truffet i denne henseende, helt til Formalize
14.3
Kunden skal samarbejde med Formalize i forsvaret og eventuelle relaterede forligsforhandlinger ved at give Formalize passende information og enhver assistance, der kræves til nævnte forsvar eller forlig. Kunden er i denne sammenhæng berettiget til godtgørelse af sagsomkostninger. I tilfælde af et krænkelseskrav er Formalize berettiget til enten at skaffe kunden ret til fortsat brug af systemet, bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte systemet med anden software, websteder, datafiler, designs, dokumentation mv., der i det væsentlige har samme funktionalitet som det omhandlede materiale, eller bringe Kundens brugsret til Systemet til ophør med øjeblikkelig virkning og tilbagebetale Kunden dets betalte abonnementsgebyr med fradrag af et rimeligt beløb for værdien af Kundens brug af Systemet. . Kunden har ingen yderligere rettigheder til erstatning vedrørende krænkelse af tredjemandsrettigheder.
15.1
Formalizes ansvar er begrænset til Kundens direkte tab. Whistleblower Software by Formalizes ansvar for indirekte tab, følgetab, tabt avance, tabt opsparing, nedsat goodwill, tab som følge af driftsafbrydelse, tab som følge af krav fra Kundens kunder er udelukket. Formalizes ansvar for ødelæggelse eller tab af data er ligeledes udelukket.
15.2
Formalize ansvar er begrænset til et beløb svarende til det betalte abonnementsgebyr i et år (ekskl. moms). For at der er ret til erstatning, skal Kunden altid skriftligt anmelde tabet til Formalize hurtigst muligt og senest 3 måneder efter tabet er indtruffet. Udelukkelserne og begrænsningerne nævnt i paragraf 15.1 og 15.2 ophører med at gælde, hvis og i det omfang tabet er et resultat af bevidst forsæt eller hensynsløshed fra Formalize side.
15.3
"Inter partes"-forholdet mellem kunden og dennes partner(e) er uden relevans for Formalize.
15.4
Grænserne for Formalizes ansvar i denne paragraf 15 skal gælde i det fulde omfang tilladt af gældende lovgivning.
16.1
Abonnementsperioden er tolv (12) måneder (i det følgende benævnt "perioden"), regnet fra datoen for Kundens accept af disse VILKÅR OG BETINGELSER – KUNDEBETINGELSER. Perioden vil automatisk blive fornyet med en ny periode hvert år, medmindre den opsiges på forhånd af enten kunden eller Formalize i henhold til paragraf 16.2.
16.2
Kunden kan opsige sit abonnement og brugsret til Systemet med et varsel på en måned til udløbet af en Periode, jf. pkt. punkt 16.1. Opsigelse skal ske skriftligt. Formalize kan opsige kundens abonnement og brugsret til systemet med en varsel på 6 måneder til slutningen af en periode. En part er endvidere berettiget til at bringe kundens brugsret til systemet til ophør, hvis den anden part er i væsentlig misligholdelse af sin forpligtelse i henhold til disse vilkår og betingelser, medmindre en sådan væsentlig misligholdelse er afhjulpet af den anden part inden for en periode på ikke mere end 30 dage. Manglende betaling betragtes som en væsentlig misligholdelse.
17.1
Kunden er berettiget til at modtage sine data i et tilgængeligt medieformat ved periodens udløb. Ydermere er Formalize forpligtet til at slette Kundens data, herunder personlige data, senest tre (3) måneder efter udløbet af Perioden. Formalize er ikke berettiget til betaling for sine ydelser leveret til Kunden i forbindelse med udløbet af Kundens brug af Systemet. Formalize er dog berettiget til at bruge anonymiserede data, herunder, men ikke begrænset til, antal sager, sagskategorier og antal brugere i systemet, til statistiske eller forskningsmæssige formål med henblik på at forbedre systemets ydeevne, jf. pkt. paragraf 10.2.
17.2
Hvis Kunden har en Partner, har udløbet af Partnerens brugsret til Modulet ingen indflydelse på Kundens brugsret til Systemet, som fortsætter under de vilkår og betingelser, der fremgår af abonnementsaftalen mellem Kunden og Formalize. Eventuelle aftaler om, at Kunden skal faktureres af Partneren, ophører dog på udløbsdatoen, og fremtidige fakturaer sendes direkte fra Formalize til kunderne.
18.1
Aftalen og disse vilkår og betingelser er underlagt dansk ret.
18.2
Enhver tvist, der udspringer af eller i forbindelse med Aftalen og disse vilkår og betingelser, herunder eventuelle tvister vedrørende eksistensen, gyldigheden eller ophøret heraf, skal afgøres af de danske domstole. Værnetinget skal være Formalizes værneting.
