TERMINI E CONDIZIONI – CONDIZIONI PER I CLIENTI

Questi TERMINI E CONDIZIONI - CONDIZIONI PER I CLIENTI (di seguito “Termini e Condizioni”) si applicano al sistema Whistleblower Software di Formalize (di seguito il “Sistema”) che Formalize ApS, Num. Reg. Danese 42045136, Kannikegade 4, 1., DK-8000 Aarhus C, Danimarca (di seguito “Formalize”) fornisce al cliente (di seguito il “Cliente”) in conformità ai presenti Termini e Condizioni.

La conferma dell'ordine (di seguito “Conferma dell'ordine”), insieme ad eventuali appendici e ai presenti Termini e condizioni, costituisce l'accordo (di seguito “Accordo”) tra Formalize e il Cliente. In caso di discrepanze tra la Conferma dell'ordine e i presenti Termini e condizioni, i termini della Conferma dell'ordine avranno la precedenza.

Nel caso in cui un Cliente abbia stipulato un accordo per l'utilizzo del Sistema attraverso uno o più amministratori associati attraverso il sistema (di seguito il “Partner”), i presenti TERMINI E CONDIZIONI – CONDIZIONI PER I CLIENTI si applicheranno all'utilizzo del Sistema da parte del Cliente, indipendentemente dall'accordo con il Partner.

Il Sistema è una soluzione online che consente a un segnalante di segnalare comportamenti scorretti al Cliente e consente al Cliente di gestire e amministrare tale segnalazioni ricevute. Formalize concede al Cliente il diritto di utilizzare il Sistema sulla base dei presenti Termini e Condizioni. Il diritto di utilizzo è limitato al personale del Cliente e al suo Partner. Altri utenti possono ottenere l'autorizzazione per utilizzare il Sistema solo previa stipula di un accordo scritto tra Formalize e il Cliente.

Il diritto d'uso del Cliente è non esclusivo e limitato al Periodo di Validità, cfr. clausola 16.1.

Nel caso in cui sia stato concordato un periodo di prova per il Cliente, il diritto di utilizzo del Sistema da parte del Cliente è limitato al periodo di prova concordato e l'accesso del Cliente al Sistema sarà bloccato alla scadenza del periodo di prova, a meno che non venga concordato un abbonamento al Sistema entro il periodo di prova.

Il Sistema è disponibile online e l'accesso al Sistema può essere stabilito utilizzando la maggior parte dei browser disponibili.

Tutti i diritti concessi ai sensi dei presenti Termini e Condizioni sono non esclusivi e non trasferibili. Di conseguenza, se non espressamente consentito dai presenti termini e condizioni, il Cliente non può distribuire, concedere in sublicenza, affittare, noleggiare, prestare, rivendere o trasferire il proprio diritto di utilizzo del Sistema, in tutto o in parte. Nel caso in cui il Cliente faccia parte di un gruppo di aziende associate, tali aziende associate devono essere specificate nell'accordo tra il Cliente e Formalize e i presenti Termini e Condizioni si applicheranno contemporaneamente a tutte queste aziende. Le società del gruppo sono indicate congiuntamente come il Cliente nei presenti Termini e Condizioni.

Il Cliente dovrà, in ogni momento, agire con la dovuta attenzione e legalità nei confronti di terzi, in particolare rispettando i diritti di proprietà intellettuale e altri diritti di terzi e la privacy di terzi, astenendosi dal diffondere informazioni che vadano contro la legge e dal concedere accesso non autorizzato al Sistema.

Il Cliente può utilizzare il Sistema solo in conformità con i presenti Termini e Condizioni e, in particolare, non può decodificare, decompilare o disassemblare il Sistema, né tentare di farlo, né aggirare le limitazioni tecniche del Sistema o le restrizioni contenute nella documentazione del Sistema.

Formalize si riserva il diritto di verificare l'idoneità secondo la clausola 4 in qualsiasi momento e di sospendere l'accesso del Cliente al Sistema se i requisiti di idoneità non vengono soddisfatti. Formalize ha inoltre il diritto di sospendere l'accesso del Cliente al Sistema se il Cliente non effettua il pagamento dell'abbonamento dopo il primo sollecito per pagamento in ritardo.

Formalize può modificare il contenuto o la portata del Sistema. Qualora Formalize intenda implementare modifiche importanti che possano comportare un cambiamento nelle attuali procedure del Cliente, Formalize informerà il Cliente in merito alla questione il prima possibile e non oltre un (1) mese prima dell'implementazione di tali modifiche. Indipendentemente dalla clausola 16.2, il Cliente ha il diritto di rescindere l'abbonamento con effetto dalla fine del periodo di preavviso di un (1) mese e di ricevere una quota proporzionale del canone di licenza pagato per il Periodo.

Il Cliente può inoltrare richieste di modifica dell'ambito o del contenuto del Sistema. Formalize non è tuttavia obbligata a modificare il Sistema per soddisfare i desideri del Cliente.

Il Cliente dovrà pagare i prezzi concordati stabiliti nell'elenco prezzi di Whistleblower Software o in un documento contrattuale vigente. I prezzi possono essere adeguati annualmente in base ai prezzi applicabili indicati nel listino prezzi del Sistema. L'adeguamento dei prezzi non può tuttavia superare il 10%.

Il pagamento viene effettuato per un Periodo di Validità, cfr. clausola 16.1. Il pagamento del Sistema verrà fatturato annualmente prima dell'inizio di un Periodo, tuttavia il primo Periodo viene fatturato al momento dell'accettazione dei presenti Termini e Condizioni.

I pagamenti dovranno essere effettuati entro 14 giorni dalla ricezione della fattura da parte di Formalize nel caso in cui il Cliente sia fatturato direttamente da Formalize. In caso di ritardo nei pagamenti, Formalize addebiterà gli interessi di mora sull'importo dovuto al momento in questione, al tasso dell'1,5 (uno e mezzo) per cento al mese a partire dalla data di scadenza. Gli interessi saranno calcolati ogni mese sul saldo dovuto.

Se si concorda che la fatturazione al Cliente avvenga tramite un Partner, è quest'ultimo a stabilire le condizioni di pagamento.

Formalize fornirà, durante il Periodo di validità di cui alla clausola 16, il supporto tecnico relativo al Sistema. L'assistenza può essere fornita via e-mail o per telefono entro l'orario di lavoro ordinario di Formalize. Le richieste di assistenza saranno evase in tempi ragionevoli. Tuttavia, Formalize non garantisce alcun tempo di risposta particolare. Qualsiasi accordo specifico sui tempi di risposta deve essere stipulato per iscritto e sarà allegato come appendice all’Accordo o ai presenti Termini e Condizioni, laddove l’accordo sia stipulato con il Partner.

Formalize si impegna affinché il Sistema sia sempre disponibile. Tuttavia, il Sistema può essere indisponibile a causa di manutenzione preventiva, correttiva o adattativa o di altre forme di servizio annunciate da Formalize in anticipo e a causa di altre circostanze al di fuori del controllo di Formalize. Formalize si impegnerà a notificare in anticipo al Cliente qualsiasi circostanza che possa influire sulla disponibilità del Sistema.

Formalize effettua il backup dei dati del Cliente in suo possesso. Il backup sarà conservato con la dovuta cura e in conformità con la sicurezza organizzativa e tecnica prevalente di Formalize, e Formalize conserverà la copia di backup per almeno tre mesi. Tutte le copie dei dati del Cliente saranno cancellate entro e non oltre tre mesi dalla scadenza del Periodo, cfr. clausola 17.

Il diritto del Cliente di utilizzare il Sistema, compresi i documenti, le immagini, gli strumenti, i video e le guide contenuti nel Sistema, è limitato al Periodo di validità, cfr. clausola 16.1, in conformità alla clausola 2. Formalize conserva tutti gli altri diritti sul Sistema, compresi i documenti, le immagini, gli strumenti, i video e le guide contenuti nel Sistema, compresi i diritti di proprietà e i diritti d'autore (cfr. clausola 14).

I dati del Cliente sono di proprietà del Cliente e Formalize non è autorizzata a copiare o cancellare i dati del Cliente senza istruzioni da parte del Cliente, cfr. tuttavia le clausole 9 e 17 sulla cancellazione e il backup. Formalize ha tuttavia il diritto di utilizzare i dati anonimizzati, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la quantità di casi, le categorie di casi e la quantità di utenti nel sistema, per scopi statistici o di ricerca al fine di migliorare le prestazioni del Sistema.

Il Cliente dichiara di possedere i diritti legali su tutti i suoi dati e su tutti i materiali caricati dal Cliente sul Sistema (a seconda dei casi) e che nessun dato del Cliente viola i diritti di terzi.

Il Cliente concede a Formalize il diritto di utilizzare il logo del Cliente nei materiali di marketing, vendita, finanziari e di pubbliche relazioni e in altre comunicazioni esclusivamente per identificare il Cliente come cliente.

Formalize elabora i dati personali per conto del Cliente e le Parti hanno concordato un accordo di trattamento dei dati relativo all'elaborazione dei dati personali da parte di Formalize per conto del Cliente. Le parti sostengono che Formalize è il “responsabile del trattamento” e il Cliente è il “titolare del trattamento” ai sensi della legislazione sui dati personali. Laddove il Cliente abbia stipulato un accordo di trattamento dei dati direttamente con il Partner, Formalize agirà come sub-processore del Partner.

Formalize non ha diritto a pagamenti per l'assistenza fornita al Cliente ai sensi dell'accordo di trattamento dei dati. Nel caso in cui il Cliente abbia stipulato un accordo per l'utilizzo del Sistema tramite un Partner.

Formalize deve garantire che tutte le informazioni ricevute dal Cliente siano mantenute segrete in conformità con l'accordo sul trattamento dei dati.

Il funzionamento del Sistema è descritto nell'articolo 1. Formalize non garantisce che il Sistema sia privo di errori e funzioni senza interruzioni. Tuttavia, Formalize provvederà alla manutenzione continua del Sistema e farà del suo meglio per correggere gli errori nel Sistema entro tempi ragionevoli.

Le garanzie, le dichiarazioni e le assicurazioni sono vincolanti per Formalize solo se concordate specificamente per iscritto.

Tutti i diritti di proprietà intellettuale del Sistema, compresi i documenti, le immagini, gli strumenti, i video e le guide contenuti nel Sistema, sono detenuti esclusivamente da Formalize, dai suoi licenziatari o dai suoi fornitori.

Formalize tiene indenne il Cliente da qualsiasi rivendicazione di terzi basata sull'affermazione che il Sistema, compresi i documenti, le immagini, gli strumenti, i video e le guide contenuti nel Sistema, violi diritti di terzi. Nel caso in cui il Cliente riceva reclami relativi all'uso del Sistema e/o dei documenti, delle immagini, degli strumenti, dei video e delle guide contenuti nel Sistema, il Cliente dovrà immediatamente informare Formalize per iscritto dell'esistenza e del contenuto del reclamo e lasciare la risoluzione del reclamo, compresi gli eventuali accordi presi al riguardo, interamente a Formalize.

Il Cliente dovrà collaborare con Formalize nella difesa e nelle relative trattative di transazione, fornendo a Formalize le informazioni appropriate e l'assistenza necessaria per tale difesa o transazione. Il Cliente ha diritto al rimborso delle spese legali in questo contesto. In caso di reclamo per violazione, Formalize avrà il diritto di procurare al Cliente il diritto di continuare a utilizzare il Sistema, di porre fine alla violazione modificando o sostituendo il Sistema con altri software, siti web, file di dati, progetti, documentazione, ecc. che abbiano essenzialmente la stessa funzionalità del materiale in contestazione, oppure di porre fine al diritto di utilizzo del Sistema da parte del Cliente con effetto immediato e di rimborsare al Cliente il canone di abbonamento pagato deducendo un importo ragionevole per il valore dell'utilizzo del Sistema da parte del Cliente. Il Cliente non ha ulteriori diritti di risarcimento relativi alla violazione di diritti di terzi.

La responsabilità di Formalize è limitata alle perdite dirette del Cliente. È esclusa la responsabilità di Formalize per perdite indirette, perdite conseguenti, perdita di profitti, perdita di risparmi, riduzione dell'avviamento, perdita dovuta a interruzione dell'attività, perdita dovuta a reclami dei clienti del Cliente. È altresì esclusa la responsabilità di Formalize per la distruzione o la perdita di dati.

La responsabilità di Formalize è limitata ad un importo pari al canone di abbonamento pagato per un anno (IVA esclusa). Per avere diritto ad un risarcimento, il Cliente deve sempre denunciare la perdita a Formalize per iscritto il prima possibile e non oltre 3 mesi dal verificarsi della perdita. Le esclusioni e le limitazioni di cui alle clausole 15.1 e 15.2 cesseranno di applicarsi se e nella misura in cui la perdita sia il risultato di un'intenzione deliberata o di un'imprudenza da parte di Formalize.

Il rapporto “inter partes” tra il Cliente e il/i suo/i Partner non è rilevante per Formalize.

I limiti di responsabilità di Formalize di cui alla presente clausola 15 si applicano nella misura massima consentita dalla legge applicabile.

La durata dell'abbonamento è di dodici (12) mesi (di seguito la “Durata”), calcolata a partire dalla data di accettazione dei presenti Termini e Condizioni da parte del Cliente. Il Periodo sarà automaticamente rinnovato con un nuovo Periodo ogni anno, a meno che non venga risolto in anticipo dal Cliente o da Formalize ai sensi della clausola 16.2.

Il Cliente può recedere dall'abbonamento e dal diritto d'uso del Sistema con un preavviso di un mese rispetto alla fine del Periodo, come previsto dalla clausola 16.1. La disdetta deve essere comunicata per iscritto. Formalize può rescindere l'abbonamento e il diritto di utilizzo del Sistema da parte del Cliente con un preavviso di 6 mesi dalla fine del Periodo. Una parte ha inoltre il diritto di rescindere il diritto di utilizzo del Sistema da parte del Cliente, se l'altra parte viola in modo sostanziale i propri obblighi ai sensi dei presenti Termini e Condizioni, a meno che tale violazione sostanziale non sia stata sanata dall'altra parte entro un periodo non inferiore a 30 giorni. Il mancato pagamento è considerato come violazione sostanziale.

Il Cliente ha diritto a ricevere i propri dati su un supporto accessibile alla scadenza del Periodo. Inoltre, Formalize è tenuta a cancellare i dati del Cliente, compresi i dati personali, entro tre (3) mesi dalla scadenza del Periodo. Formalize non ha diritto al pagamento dei servizi resi al Cliente in relazione alla scadenza dell'utilizzo del Sistema da parte del Cliente. Formalize ha tuttavia il diritto di utilizzare i dati anonimizzati, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la quantità di casi, le categorie di casi e la quantità di utenti nel sistema, per scopi statistici o di ricerca al fine di migliorare le prestazioni del Sistema, cfr. clausola 10.2.

Se il Cliente ha un Partner, la scadenza del diritto di utilizzo del Modulo da parte del Partner non avrà alcun effetto sul diritto di utilizzo del Sistema da parte del Cliente, che continuerà ad essere soggetto ai Termini e alle Condizioni stabiliti nel contratto di abbonamento tra il Cliente e Formalize. Tuttavia, qualsiasi accordo che preveda la fatturazione al Cliente da parte del Partner cesserà alla data di scadenza e le future fatture saranno inviate direttamente da Formalize ai clienti.

Il Contratto e i presenti Termini e condizioni sono disciplinati dalla legislazione danese.

Qualsiasi controversia derivante da o in relazione al Contratto e ai presenti Termini e condizioni, comprese le controversie relative all'esistenza, alla validità o alla risoluzione dello stesso, sarà risolta dai tribunali danesi. Il foro competente sarà quello di Formalize.