ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN - KUNDENBEDINGUNGEN

Diese ALLGEMEINEN GESCHÄFTSBEDINGUNGEN – KUNDENBEDINGUNGEN (nachfolgend „Bedingungen“) gelten für das System Whistleblower Software by Formalize (nachfolgend das „System“), das von Formalize ApS, dänische Registernr. 42045136, Kannikegade 4, 1., DK-8000 Aarhus C, Dänemark (nachfolgend „Formalize“) dem Kunden (nachfolgend der „Kunde“) gemäß diesen Bedingungen zur Verfügung gestellt wird.

Die Auftragsbestätigung (nachfolgend „Auftragsbestätigung“) zusammen mit allen Anhängen und diesen Bedingungen bilden gemeinsam die Vereinbarung (nachfolgend die „Vereinbarung“) zwischen Formalize und dem Kunden. Im Falle von Widersprüchen zwischen der Auftragsbestätigung und diesen Bedingungen haben die Bestimmungen der Auftragsbestätigung Vorrang.

Wenn ein Kunde eine Vereinbarung über die Nutzung des Systems über einen oder mehrere im System zugeordnete Administrator(en) (nachfolgend der „Partner“) abgeschlossen hat, gelten diese ALLGEMEINEN GESCHÄFTSBEDINGUNGEN - KUNDENBEDINGUNGEN für die Nutzung des Systems durch den Kunden, unabhängig von der Vereinbarung mit dem Partner.

Das System ist eine Online-Lösung und Plattform, die es einem Hinweisgeber ermöglicht, Missstände beim Kunden zu melden, und dem Kunden die Verwaltung und Bearbeitung eingegangener Meldungen ermöglicht. Formalize gewährt dem Kunden hiermit das Recht, das System gemäß diesen Bedingungen zu nutzen. Das Nutzungsrecht ist auf das Personal des Kunden sowie auf dessen Partner beschränkt. Anderen Nutzern dürfen Nutzungsrechte am System nur aufgrund einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Formalize und dem Kunden eingeräumt werden.

Das Nutzungsrecht des Kunden ist nicht exklusiv und auf die Laufzeit gemäß Klausel 16.1 beschränkt.

Falls vereinbart wurde, dass dem Kunden eine Testphase angeboten wird, ist das Nutzungsrecht des Kunden auf die vereinbarte Testdauer beschränkt. Der Zugang des Kunden zum System wird nach Ablauf der Testphase gesperrt, sofern nicht während der Testphase ein Abonnement des Systems vereinbart wird.

Das System ist online verfügbar, und der Zugriff auf das System kann über die Nutzung der meisten gängigen Browser erfolgen.

Alle im Rahmen dieser Bedingungen gewährten Rechte sind nicht exklusiv und nicht übertragbar. Dementsprechend darf der Kunde, sofern in diesen Bedingungen nicht ausdrücklich gestattet, seine Nutzungsrechte am System weder ganz noch teilweise verbreiten, unterlizenzieren, vermieten, verleasen, verleihen, weiterverkaufen oder übertragen. Falls der Kunde Teil einer Unternehmensgruppe ist, müssen die betreffenden verbundenen Unternehmen in der Vereinbarung zwischen dem Kunden und Formalize ausdrücklich benannt werden, und diese Bedingungen gelten gleichzeitig für alle solchen Unternehmen. Die Unternehmensgruppe wird in diesen Bedingungen gemeinsam als „der Kunde“ bezeichnet.

Der Kunde ist verpflichtet, jederzeit mit der gebotenen Sorgfalt und im Einklang mit dem Gesetz gegenüber Dritten zu handeln, insbesondere durch die Achtung von geistigen Eigentumsrechten und anderen Rechten Dritter sowie der Privatsphäre Dritter. Der Kunde hat es zu unterlassen, Informationen auf rechtswidrige Weise zu verbreiten oder unbefugten Zugriff auf das System zu gewähren.

Der Kunde darf das System ausschließlich gemäß diesen Bedingungen nutzen. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, das System zu dekompilieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu disassemblieren oder den Versuch zu unternehmen, dies zu tun, technische Schutzmaßnahmen im System zu umgehen oder gegen Einschränkungen in der Systemdokumentation zu verstoßen.

Formalize behält sich das Recht vor, jederzeit die Einhaltung von Klausel 4 zu überprüfen – insbesondere, dass Nutzungsrechte nicht geteilt oder weiterverkauft werden – und den Zugang des Kunden zum System zu sperren, wenn die Voraussetzungen für die Nutzung nicht erfüllt sind. Darüber hinaus ist Formalize berechtigt, den Zugang des Kunden zum System zu sperren, wenn dieser nach einer ersten Zahlungserinnerung seine Abonnementgebühren nicht bezahlt.

Formalize kann den Inhalt oder Umfang des Systems ändern. Wenn Formalize wesentliche Änderungen vornehmen möchte, die eine Änderung der aktuellen Abläufe des Kunden zur Folge haben könnten, wird Formalize den Kunden so früh wie möglich, spätestens jedoch einen (1) Monat vor der Umsetzung solcher Änderungen darüber informieren. Ungeachtet von Klausel 16.2 ist der Kunde berechtigt, das Abonnement mit Wirkung zum Ende der einmonatigen Ankündigungsfrist zu kündigen und eine anteilige Rückerstattung der für die Laufzeit gezahlten Lizenzgebühr zu verlangen.

Der Kunde kann Änderungswünsche hinsichtlich des Umfangs oder Inhalts des Systems an Formalize übermitteln. Formalize ist jedoch nicht verpflichtet, das System an die Wünsche des Kunden anzupassen.

Der Kunde hat die in der Preisliste von Formalize oder im geltenden Vertragsdokument festgelegten Preise zu zahlen. Die Preise können jährlich entsprechend den jeweils geltenden Preisen gemäß der Preisliste von Formalize angepasst werden. Eine Preisanpassung darf jedoch 10 Prozent nicht überschreiten.

Die Zahlung erfolgt für eine Vertragslaufzeit, siehe Klausel 16.1. Die Zahlung für das System wird jährlich im Voraus vor Beginn einer Laufzeit in Rechnung gestellt; die erste Laufzeit wird jedoch bei Annahme dieser Bedingungen in Rechnung gestellt.

Zahlungen sind spätestens 14 Tage nach Erhalt der Rechnung von Formalize zu leisten, sofern der Kunde direkt von Formalize in Rechnung gestellt wird. Bei verspäteter Zahlung erhebt Formalize Verzugszinsen in Höhe von 1,5 (eineinhalb) Prozent pro Monat auf den fälligen Betrag ab dem Fälligkeitsdatum. Die Zinsen werden monatlich auf den jeweils offenen Betrag berechnet.

Wird vereinbart, dass der Kunde über einen Partner abgerechnet wird, bestimmt der Partner die Zahlungsbedingungen.

Formalize stellt während der Laufzeit gemäß Klausel 16 technischen Support in Bezug auf das System bereit. Der Support kann per E-Mail oder Telefon innerhalb der regulären Arbeitszeiten von Formalize erfolgen. Supportanfragen werden innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet. Formalize garantiert jedoch keine bestimmte Reaktionszeit. Eine konkrete Vereinbarung über Reaktionszeiten muss schriftlich getroffen und als Anhang zur Vereinbarung oder zu diesen Bedingungen beigefügt werden, sofern die Vereinbarung über einen Partner erfolgt.

Formalize bemüht sich, eine durchgehende Verfügbarkeit des Systems sicherzustellen. Das System kann jedoch aufgrund vorbeugender, korrektiver oder adaptiver Wartungsmaßnahmen oder anderer im Voraus angekündigter Servicearbeiten sowie aufgrund anderer außerhalb des Einflussbereichs von Formalize liegender Umstände vorübergehend nicht verfügbar sein. Formalize wird sich bemühen, den Kunden im Voraus über alle Umstände zu informieren, die die Verfügbarkeit des Systems beeinträchtigen könnten.

Formalize fertigt Sicherungskopien (Backups) der beim Unternehmen befindlichen Kundendaten an. Die Backups werden mit der gebotenen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den geltenden organisatorischen und technischen Sicherheitsstandards von Formalize aufbewahrt. Die Backup-Kopien werden mindestens drei Monate lang gespeichert. Alle Kopien der Kundendaten werden spätestens drei Monate nach Ablauf der Vertragslaufzeit gemäß Klausel 17 gelöscht.

Das Nutzungsrecht des Kunden am System, einschließlich darin enthaltener Dokumente, Bilder, Tools, Videos und Leitfäden, ist auf die Laufzeit gemäß Klausel 16.1 und in Übereinstimmung mit Klausel 2 beschränkt. Formalize behält sich alle weiteren Rechte am System einschließlich der darin enthaltenen Dokumente, Bilder, Tools, Videos und Leitfäden vor, insbesondere Eigentumsrechte und Urheberrechte, siehe Klausel 14.

Die Daten des Kunden sind Eigentum des Kunden, und Formalize ist nicht berechtigt, diese ohne Anweisung des Kunden zu kopieren oder zu löschen, vorbehaltlich jedoch der Regelungen zur Löschung und Sicherung gemäß Klausel 9 und 17. Formalize ist jedoch berechtigt, anonymisierte Daten – einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Anzahl der Fälle, Fallkategorien und Nutzeranzahl im System – für statistische oder Forschungszwecke zu verwenden, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Der Kunde sichert zu, dass er über die rechtlichen Nutzungsrechte an allen eigenen Daten sowie an sämtlichen vom Kunden in das System hochgeladenen Materialien verfügt (sofern zutreffend) und dass keine Kundendaten Rechte Dritter verletzen.

Der Kunde räumt Formalize das Recht ein, das Kundenlogo in Marketing-, Vertriebs-, Finanz- und PR-Materialien sowie in anderen Kommunikationsmitteln ausschließlich zur Identifikation des Kunden als Referenzkunde zu verwenden.

Formalize verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, und die Parteien haben eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen, die sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Formalize im Auftrag des Kunden bezieht. Die Parteien bestätigen, dass Formalize nach den Datenschutzgesetzen als „Auftragsverarbeiter“ und der Kunde als „Verantwortlicher“ agiert. Hat der Kunde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung direkt mit einem Partner abgeschlossen, so agiert Formalize als Unterauftragsverarbeiter des Partners.

Formalize hat keinen Anspruch auf Vergütung für seine Unterstützung des Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Dies gilt auch, wenn der Kunde eine Vereinbarung über die Nutzung des Systems über einen Partner abgeschlossen hat.

Formalize ist verpflichtet, alle vom Kunden erhaltenen Informationen gemäß der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vertraulich zu behandeln.

Die Funktionalität des Systems ist in Klausel 1 beschrieben. Formalize garantiert nicht, dass das System fehlerfrei ist oder unterbrechungsfrei funktioniert. Formalize wird das System jedoch fortlaufend warten und sich bemühen, etwaige Fehler innerhalb einer angemessenen Frist zu beheben.

Garantien, Zusicherungen und Gewährleistungen sind für Formalize nur dann verbindlich, wenn sie ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.

Alle Rechte an geistigem Eigentum am System, einschließlich der darin enthaltenen Dokumente, Bilder, Tools, Videos und Leitfäden, liegen ausschließlich bei Formalize, deren Lizenzgebern oder Zulieferern.

Formalize stellt den Kunden von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf der Behauptung beruhen, dass das System einschließlich der darin enthaltenen Dokumente, Bilder, Tools, Videos und Leitfäden Rechte Dritter verletzt. Für den Fall, dass der Kunde mit derartigen Ansprüchen in Bezug auf die Nutzung des Systems und/oder der darin enthaltenen Inhalte konfrontiert wird, hat er Formalize unverzüglich schriftlich über das Bestehen und den Inhalt des Anspruchs zu informieren und die vollständige Regelung des Anspruchs – einschließlich etwaiger Vergleiche – Formalize zu überlassen.

Der Kunde ist verpflichtet, mit Formalize bei der Verteidigung und etwaigen Vergleichsverhandlungen zusammenzuarbeiten, indem er Formalize geeignete Informationen und jegliche erforderliche Unterstützung zur Verfügung stellt. Der Kunde hat in diesem Zusammenhang Anspruch auf Erstattung der angefallenen Rechtskosten. Im Falle eines Anspruchs wegen Rechtsverletzung ist Formalize berechtigt, dem Kunden entweder das weitere Nutzungsrecht am System zu verschaffen, die Rechtsverletzung durch Änderung oder Ersatz des Systems durch andere Software, Webseiten, Dateien, Designs, Dokumentationen o. Ä. mit im Wesentlichen gleicher Funktionalität zu beenden oder das Nutzungsrecht des Kunden am System mit sofortiger Wirkung zu beenden und dem Kunden die gezahlte Abonnementgebühr unter Abzug eines angemessenen Betrags für die bisherige Nutzung des Systems zu erstatten. Darüber hinaus stehen dem Kunden keine weiteren Entschädigungsansprüche wegen der Verletzung von Rechten Dritter zu.

Die Haftung von Formalize ist auf unmittelbare Schäden des Kunden beschränkt. Die Haftung von Formalize für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Minderung des Goodwills, Schäden durch Betriebsunterbrechung sowie Schäden infolge von Ansprüchen der Kunden des Kunden ist ausgeschlossen. Ebenso ist die Haftung für Datenverlust oder Datenvernichtung ausgeschlossen.

Die Haftung von Formalize ist auf einen Betrag in Höhe der vom Kunden für ein Jahr gezahlten Abonnementgebühr (ohne MwSt.) beschränkt. Ein Anspruch auf Schadensersatz besteht nur, wenn der Kunde den Schaden Formalize unverzüglich und spätestens drei Monate nach Eintritt des Schadens schriftlich meldet. Die in den Klauseln 15.1 und 15.2 genannten Haftungsausschlüsse und -beschränkungen gelten nicht, wenn und soweit der Schaden auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit von Formalize zurückzuführen ist.

Das interne Verhältnis („inter parts“) zwischen dem Kunden und seinen Partnern ist für Formalize ohne Bedeutung.

Die in dieser Klausel 15 genannten Haftungsbeschränkungen gelten im gesetzlich zulässigen Umfang.

Die Laufzeit des Abonnements beträgt zwölf (12) Monate (nachfolgend die „Laufzeit“) und beginnt mit dem Datum der Annahme dieser Bedingungen durch den Kunden. Die Laufzeit verlängert sich automatisch jährlich um jeweils weitere zwölf Monate, sofern sie nicht gemäß Klausel 16.2 vorher gekündigt wird.

Der Kunde kann sein Abonnement und das Nutzungsrecht am System mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit gemäß Klausel 16.1 kündigen. Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen. Formalize kann das Abonnement und das Nutzungsrecht des Kunden am System mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der Laufzeit kündigen. Jede Partei ist außerdem berechtigt, das Nutzungsrecht des Kunden am System fristlos zu kündigen, wenn die andere Partei in erheblicher Weise gegen ihre Verpflichtungen aus diesen Bedingungen verstößt, es sei denn, dieser Verstoß wird innerhalb einer Frist von mindestens 30 Tagen behoben. Zahlungsverzug gilt als erheblicher Verstoß.

Der Kunde hat bei Ablauf der Laufzeit Anspruch darauf, seine Daten in einem zugänglichen Medienformat zu erhalten. Darüber hinaus ist Formalize verpflichtet, die Daten des Kunden, einschließlich personenbezogener Daten, spätestens drei (3) Monate nach Ablauf der Laufzeit zu löschen. Für die in Verbindung mit dem Ablauf der Nutzung des Systems durch den Kunden erbrachten Leistungen steht Formalize keine Vergütung zu. Formalize ist jedoch berechtigt, anonymisierte Daten – einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Anzahl der Fälle, Fallkategorien und Nutzeranzahl im System – für statistische oder Forschungszwecke zu verwenden, um die Leistung des Systems zu verbessern, vgl. Klausel 10.2.

Sofern der Kunde über einen Partner verfügt, hat das Erlöschen des Nutzungsrechts des Partners an einem Modul keine Auswirkungen auf das Nutzungsrecht des Kunden am System. Dieses bleibt gemäß den Bedingungen der zwischen dem Kunden und Formalize geschlossenen Abonnementvereinbarung bestehen. Vereinbarungen, wonach der Kunde über den Partner abgerechnet wird, enden jedoch mit dem Ablaufdatum, und zukünftige Rechnungen werden direkt von Formalize an den Kunden versendet.

Die Vereinbarung sowie diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen dem dänischen Recht.

Alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit der Vereinbarung und diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergeben, einschließlich Streitigkeiten über deren Bestehen, Gültigkeit oder Beendigung, sind durch die dänischen Gerichte zu entscheiden. Der Gerichtsstand ist der Geschäftssitz von Formalize.