CONDITIONS GÉNÉRALES – CLIENTS

Les présentes CONDITIONS GÉNÉRALES – CLIENTS s'appliquent au système Whistleblower Software by Formalize (ci-après le « Système ») que Formalize ApS, numéro d'immatriculation danois 42045136, Kannikegade 4, 1., DK-8000 Aarhus C, Danemark (ci-après "Formalize") fournit au client (ci-après le "Client").

La confirmation de commande ainsi que toutes les annexes et les présentes CONDITIONS GÉNÉRALES – CLIENTS constituent l'accord (ci-après l'« Accord ») entre Formalize et le Client. En cas de divergence entre la confirmation de commande et les présentes CONDITIONS GÉNÉRALES – CLIENTS, les termes de la confirmation de commande prévaudront.

Lorsqu'un Client a conclu un accord sur l'utilisation du Système par l'intermédiaire d'un ou plusieurs administrateurs associés via le système (ci-après le « Partenaire »), les présentes CONDITIONS GÉNÉRALES - CLIENTS s'appliqueront à l'utilisation du Système par le Client, quel que soit l'accord avec le Partenaire.

Le Système est une solution qui permet à un lanceur d'alerte de signaler des faits répréhensibles au Client et permet au Client de gérer et d'administrer les rapports reçus. Formalize accorde par la présente au Client le droit d'utiliser le Système sur la base des présentes Conditions Générales. Le droit d'utilisation est limité au personnel du Client et à son Partenaire. D'autres utilisateurs ne peuvent se voir accorder des droits d'utilisation du Système que sous réserve d'un accord écrit entre Formalize et le Client.

Le droit d'utilisation du Client est non exclusif et limité à la Durée, cf. article 16.1.

S'il est convenu qu'une période d'essai a été proposée au Client, le droit d'utilisation du Système par le Client est limité à la période d'essai convenue et l'accès du Client au Système sera bloqué à l'expiration de la période d'essai, à moins qu'un abonnement au système est convenu pendant la période de test.

Le système est disponible en ligne et l'accès au système peut être établi en utilisant la plupart des navigateurs disponibles.

Tous les droits accordés en vertu de ces conditions générales sont non exclusifs et non transférables. En conséquence, sauf autorisation expresse dans les présentes conditions générales, le Client ne peut distribuer, sous-licencier, louer, prêter, revendre ou transférer son droit d'utilisation du Système, en tout ou en partie. Si le Client fait partie d'un groupe de sociétés associées, ces sociétés associées doivent être spécifiées dans l'accord entre le Client et Formalize et les présentes conditions générales s'appliquent simultanément à toutes ces sociétés. Les sociétés du groupe sont désignées conjointement comme le Client dans les présentes conditions générales.

Le Client doit, à tout moment, agir avec prudence et légalité à l'égard des tiers, notamment en respectant les droits de propriété intellectuelle et les autres droits des tiers ainsi que la vie privée des tiers, en s'abstenant de diffuser des informations d'une manière contraire à la loi et en s'abstenant d'accorder un accès non autorisé au Système.

Le Client ne peut utiliser le Système qu'en conformité avec les présentes Conditions Générales, et il ne peut notamment pas procéder à l'ingénierie inverse, décompiler ou désassembler le Système, ni tenter de le faire, ni contourner les limitations techniques du Système ou les restrictions figurant dans la documentation du Système. 

Formalize se réserve le droit de vérifier l'éligibilité à la clause 4 à tout moment et de suspendre l'accès du Client au Système si les conditions d'éligibilité ne sont pas remplies. Formalize est également en droit de suspendre l'accès du Client au Système si le Client ne paie pas son abonnement après un premier rappel de retard de paiement.

Formalize peut modifier le contenu ou la portée du système. Si Formalize souhaite mettre en œuvre des changements majeurs susceptibles d'entraîner une modification des procédures actuelles du Client, Formalize en informera le client dès que possible et au plus tard un (1) mois avant la mise en œuvre de ces changements. Indépendamment de la clause 16.2, le Client a le droit de résilier l'abonnement avec effet à la fin du délai de préavis d'un (1) mois et de recevoir une part proportionnelle de la redevance de licence payée pour la Durée.

Le Client peut faire part de ses souhaits de modification de la portée ou du contenu du Système. Formalize n'est cependant pas obligé de modifier le Système pour répondre aux souhaits du Client.

Le Client doit payer les prix convenus indiqués dans la liste des prix de Whistleblower Software ou dans un document contractuel en vigueur. Les prix peuvent être ajustés annuellement conformément aux prix applicables tels qu'ils figurent dans la liste des prix de Formalize. L'ajustement des prix ne peut toutefois pas dépasser 10 pour cent.

Le paiement est effectué pour une Durée, cf. article 16.1. Le paiement du Système sera facturé annuellement avant le début d'une Durée, cependant, la première Durée est facturée dès l'acceptation des présentes Conditions Générales

Les paiements doivent être effectués au plus tard 14 jours après la réception par le Client de la facture de Formalize dans le cas où le Client est facturé directement par Formalize. En cas de retard de paiement, Formalize facture des intérêts de retard sur le montant dû à la date en question, au taux de 1,5 (un et demi) pour cent par mois à partir de la date d'échéance. Les intérêts seront calculés chaque mois sur le solde restant dû.

S'il est convenu que le Client est facturé par l'intermédiaire d'un Partenaire, le Partenaire détermine les modalités de paiement.

Formalize doit, pendant la durée de l'Accord (cf. clause 16), fournir une assistance technique concernant le Système. L'assistance peut être fournie par courrier électronique ou par téléphone pendant les heures de travail normales de Formalize. Les demandes d'assistance seront traitées dans un délai raisonnable. Cependant, Formalize ne garantit aucun délai de réponse particulier. Tout accord spécifique sur le temps de réponse doit être fait par écrit et sera annexé à l'accord ou aux présentes Conditions Générales, lorsque l'accord est conclu avec le Partenaire.

Formalize s'efforce de faire en sorte que le Système soit disponible à tout moment. Toutefois, le Système peut être indisponible en raison d'une maintenance préventive, corrective ou adaptative ou d'autres formes de service annoncées à l'avance par Formalize et en raison d'autres circonstances indépendantes de la volonté de Formalize. Formalize s'efforcera d'informer le Client à l'avance de toute circonstance susceptible d'affecter la disponibilité du Système.

Formalize effectue une sauvegarde des données du Client en sa possession. La sauvegarde doit être conservée avec soin et conformément à la sécurité organisationnelle et technique de Formalize, et Formalize doit conserver la copie de sauvegarde au moins trois mois. Toutes les copies des données du Client seront supprimées au plus tard trois mois après l'expiration de la Durée, cf. clause 17.

Le droit d'utilisation du Système par le Client, y compris les documents, images, outils, vidéos et guides contenus dans le Système, est limité à la Durée, cf. clause 16.1, conformément à la clause 2. Formalize conserve tous les autres droits sur le Système, y compris les documents, images, outils, vidéos et guides contenus dans le Système, y compris les droits de propriété et les droits d'auteur, cf. clause 14.

Les données du Client sont la propriété du Client, et Formalize n'est pas autorisé à copier ou à supprimer les données du Client sans instructions de ce dernier, cf. toutefois les clauses 9 et 17 sur la suppression et la sauvegarde. Formalize a cependant le droit d'utiliser des données anonymes, y compris, mais sans s'y limiter, le nombre de cas, les catégories de cas et le nombre d'utilisateurs dans le Système, à des fins statistiques ou de recherche afin d'améliorer la performance du Système.

Le Client déclare qu'il a des droits légaux sur toutes ses données et tous les matériaux téléchargés par le Client sur le Système (le cas échéant) et qu'aucune donnée du Client ne porte atteinte aux droits de tiers.

Le Client accorde à Formalize le droit d'utiliser le logo du Client dans les documents de marketing, de vente, financiers et de relations publiques, ainsi que dans d'autres communications, uniquement pour identifier le Client en tant que tel.

Formalize traite des données personnelles pour le compte du Client, et les Parties ont convenu d'un accord de traitement des données concernant le traitement des données à caractère personnel par Formalize pour le compte du Client. Les Parties soutiennent que Formalize est le "sous-traitant" et que le Client est le "responsable du traitement" au sens de la législation sur les données à caractère personnel. Lorsque le Client a conclu un accord de traitement des données directement avec le Partenaire, Formalize agit en tant que sous-traitant du Partenaire. 

Formalize n'a pas droit à des paiements pour son assistance au client conformément à l'accord sur le traitement des données. Lorsqu'un client a conclu un accord sur l'utilisation du système par l'intermédiaire d'un partenaire.

Formalize doit s'assurer que toutes les informations reçues du Client sont gardées secrètes conformément à l'accord de traitement des données.

La fonction du Système est décrite dans la clause 1. Formalize ne garantit pas que le Système est exempt d'erreurs et qu'il fonctionne sans interruption. Cependant, Formalize maintient le Système en permanence et fait de son mieux pour corriger les erreurs dans le Système dans un délai raisonnable.

Les garanties, représentations et déclarations n'engagent Formalize que si elles ont été expressément convenues par écrit.

Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Système, y compris les documents, images, outils, vidéos et guides contenus dans le Système, sont détenus exclusivement par Formalize, ses concédants de licence ou ses fournisseurs.

Formalize indemnise le Client contre toute réclamation d'un tiers fondée sur l'allégation que le Système, y compris les documents, images, outils, vidéos et guides contenus dans le Système, porte atteinte aux droits d'un tiers. Dans le cas où le Client ferait l'objet de réclamations concernant son utilisation du Système et/ou des documents, images, outils, vidéos et guides contenus dans le Système, le Client informera immédiatement Formalize par écrit de l'existence et du contenu de la réclamation et laissera à Formalize l'entière responsabilité du règlement de la réclamation, y compris de tout arrangement pris à cet égard.

Le Client collaborera avec Formalize dans le cadre de la défense et de toute négociation de règlement connexe en fournissant à Formalize les informations appropriées et toute assistance nécessaire à ladite défense ou au règlement. Le Client a droit au remboursement des frais de justice dans ce contexte. En cas de plainte pour contrefaçon, Formalize a le droit soit de donner au Client le droit de continuer à utiliser le Système, soit de mettre fin à la contrefaçon en modifiant ou en remplaçant le Système par d'autres logiciels, sites web, fichiers de données, dessins, documentation, etc. qui ont essentiellement la même fonctionnalité que le matériel contesté, soit de résilier le droit d'utilisation du système par le Client avec effet immédiat et de rembourser au client les frais d'abonnement payés, en déduisant un montant raisonnable pour la valeur de l'utilisation du Système par le Client. Le Client n'a aucun autre droit à une indemnisation en cas de violation des droits d'un tiers.

La responsabilité de Formalize est limitée aux pertes directes du Client. La responsabilité de Formalize pour les pertes indirectes, les pertes consécutives, les pertes de profits, les pertes d'économies, les pertes de survaleur, les pertes dues à l'interruption des affaires, les pertes résultant des réclamations des clients du Client est exclue. La responsabilité de Formalize pour la destruction ou la perte de données est également exclue.

La responsabilité de Formalize est limitée à un montant égal à la redevance d'abonnement payée pour un an (hors TVA). Pour avoir droit à une indemnisation, le Client doit toujours signaler le préjudice à Formalize par écrit dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 3 mois suivant la survenance du préjudice. Les exclusions et limitations visées aux clauses 15.1 et 15.2 cesseront de s'appliquer si et dans la mesure où le préjudice résulte d'une intention délibérée ou d'une imprudence de la part de Formalize.

La relation « inter partes » entre le Client et son(ses) Partenaire(s) n'est pas pertinente pour Whistleblower Software by Formalize.

Les limites de la responsabilité de Formalize dans cette clause 15 s'appliqueront dans toute la mesure permise par la loi applicable.

La durée de l'abonnement est de douze (12) mois (ci-après la "Durée"), calculée à partir de la date d'acceptation par le Client des présentes CONDITIONS GÉNÉRALES – CLIENTS. La Durée sera automatiquement renouvelée chaque année, à moins qu'elle ne soit résiliée à l'avance par le client ou par Formalize conformément à la clause 16.2.

Le Client peut résilier son abonnement et son droit d'utilisation du système avec un préavis d'un mois avant la fin d'une période, cf. clause 16.1. Le préavis de résiliation doit être donné par écrit. Formalize peut résilier l'abonnement du Client et son droit d'utilisation du Système avec un préavis de 6 mois avant la fin d'une Durée. Une partie est également autorisée à résilier le droit d'utilisation du Système par le Client, si l'autre partie est en violation matérielle de son obligation en vertu de ces termes et conditions, à moins que cette violation matérielle n'ait été corrigée par l'autre partie dans une période d'au moins 30 jours. L'absence de paiement est considérée comme une violation substantielle.

Le Client a le droit de recevoir ses données sur un support accessible à l'expiration de la Durée. En outre, Formalize est obligé de supprimer les données du Client, y compris les données personnelles, au plus tard trois (3) mois après l'expiration de la Durée. Formalize n'a pas le droit d'être payé pour ses services rendus au client en relation avec l'expiration de l'utilisation du système par le client. Formalize a cependant le droit d'utiliser des données anonymes, y compris, mais sans s'y limiter, le nombre de cas, les catégories de cas et le nombre d'utilisateurs dans le système, à des fins statistiques ou de recherche afin d'améliorer les performances du système, cf. clause 10.2.

Si le Client a un Partenaire, l'expiration du droit d'utilisation du module par le Partenaire n'a pas d'effet sur le droit d'utilisation du Système par le Client, qui reste soumis aux conditions énoncées dans le contrat d'abonnement conclu entre le Client et Formalize. Cependant, tout accord selon lequel le Client sera facturé par le Partenaire cessera à la date d'expiration et les futures factures seront envoyées directement par Formalize aux clients.

L'Accord et les présentes conditions générales sont régis par le droit danois.

Tout litige découlant de ou en relation avec l'Accord et les présentes Conditions Générales, y compris tout litige concernant l'existence, la validité ou la résiliation de celui-ci, sera réglé par les tribunaux danois. Le lieu sera le lieu de Formalize.