CONDICIONES GENERALES — CONDICIONES DEL CLIENTE

Estas CONDICIONES GENERALES — CONDICIONES DEL CLIENTE (en adelante, Condiciones Generales) se aplican al sistema Whistleblower Software (en adelante, el «Sistema») que Formalize Spain S.L., con número de registro No. 23135055 y domicilio social en C/ María de Molina 39 3a, 28006, Madrid, España, («Formalize») proporciona al cliente (en adelante, el «Cliente»).

La confirmación del pedido (en adelante «Confirmación del pedido») junto con cualquier apéndice y estas CONDICIONES GENERALES — CONDICIONES DEL CLIENTE constituyen el acuerdo (en adelante, el «Acuerdo») entre Formalize y el Cliente. En caso de discrepancia entre la confirmación del pedido y estas CONDICIONES GENERALES — CONDICIONES DEL CLIENTE, prevalecerán los términos de la Confirmación del pedido.

Cuando un Cliente haya celebrado un acuerdo sobre el uso del Sistema a través de uno o varios administradores asociados a través del sistema (en adelante, el «Socio»), estas CONDICIONES GENERALES — CONDICIONES DEL CLIENTE se aplicarán al uso del Sistema por parte del Cliente, independientemente del acuerdo con el Socio.

El Sistema es una solución y plataforma online que permite a un denunciante informar condiciones reprobatorias al Cliente y permite al Cliente gestionar y administrar las denuncias recibidas. Formalize otorga al Cliente el derecho a utilizar el Sistema de acuerdo con estas Condiciones Generales. El derecho de uso está restringido al personal del Cliente y su Socio. A otros usuarios solo se les pueden otorgar derechos de uso del Sistema sujeto a un acuerdo por escrito entre Formalize y el Cliente.

El derecho de uso del Cliente no es exclusivo y está limitado al Plazo, cf. Cláusula 16.1.

En caso de que se acuerde que se ha ofrecido al Cliente un período de prueba, el derecho de uso del Sistema por parte del Cliente se limita al período de prueba acordado, y el acceso del Cliente al Sistema se bloqueará al vencimiento del período de prueba a menos que una suscripción al Sistema se acuerde dentro del período de prueba.

El Sistema está disponible en línea y el acceso al Sistema puede establecerse mediante el uso de la mayoría de los navegadores disponibles.

Todos los derechos otorgados bajo estas condiciones generales son no exclusivos e intransferibles. En consecuencia, si no está expresamente permitido en estas condiciones generales, el Cliente no podrá distribuir, sublicenciar, alquilar, arrendar, prestar, revender o transferir su derecho de uso del Sistema, en su totalidad o en parte. En caso de que el Cliente forme parte de un grupo de empresas asociadas, dichas empresas asociadas deben especificarse en el acuerdo entre el Cliente y Formalize y estas Condiciones Generales se aplicarán simultáneamente a todas esas empresas. Las empresas del grupo se denominan conjuntamente como el Cliente en dichas Condiciones.

El Cliente deberá, en todo momento, actuar con el debido cuidado y legalmente frente a terceros, en particular, respetando los derechos de propiedad intelectual y otros derechos de terceros y la privacidad de terceros, absteniéndose de difundir información de forma contraria a la ley y de conceder acceso no autorizado al Sistema.

El Cliente puede usar el Sistema solo de acuerdo con estas Condiciones Generales, y el Cliente en particular no puede realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el Sistema, o intentar hacerlo, sortear cualquier limitación técnica en el Sistema o contra restricciones en la documentación del Sistema.

Formalize se reserva el derecho de verificar la elegibilidad con la cláusula 4 en cualquier momento y suspender el acceso del Cliente al Sistema si no se cumplen los requisitos de elegibilidad. Formalize también tiene derecho a suspender el acceso del Cliente al Sistema si el Cliente no paga su suscripción después del primer recordatorio de pago atrasado.

Formalize puede cambiar el contenido o el alcance del Sistema. Si Formalize desea implementar cambios importantes que puedan resultar en un cambio en los procedimientos actuales del Cliente, Formalize informará al Cliente sobre el asunto lo antes posible y a más tardar un (1) mes antes de la implementación de dichos cambios. Independientemente de la cláusula 16.2, el Cliente tiene derecho a rescindir la suscripción a partir del final del período de aviso de un (1) mes y recibir una parte proporcional de la tarifa de licencia pagada por el Plazo.

El Cliente puede enviar deseos de cambio en el alcance o contenido del Sistema. Sin embargo, Formalize no está obligado a cambiar el Sistema para adaptarse a los deseos del Cliente.

El Cliente pagará los precios acordados establecidos en la lista de precios de Whistleblower Software o en un documento contractual vigente. Los precios se pueden ajustar anualmente de acuerdo con los precios aplicables según se establece en dicha lista. Sin embargo, el ajuste de precios no podrá exceder del 10 por ciento.

El pago se realiza a Plazo, cf. Cláusula 16.1. El pago del Sistema se facturará anualmente antes del comienzo de un Plazo, sin embargo, el primer Plazo se factura al momento de la aceptación de estas Condiciones Generales.

Los pagos se realizarán a más tardar 14 días después de que el Cliente reciba la factura de Formalize en el caso de que Formalize facture al Cliente directamente. En caso de retraso en el pago, Formalize podrá aplicar intereses sobre el importe pendiente en el momento en cuestión, a una tasa del 1,5 (uno coma cinco) por ciento mensual a partir de la fecha de vencimiento. Los intereses se calcularán cada mes sobre el saldo pendiente de pago.

Si se acuerda que el Cliente sea facturado a través de un Socio, el Socio determina las condiciones de pago.

Formalize deberá durante el Plazo cf. Cláusula 16, brindar asistencia técnica en relación con el Sistema. Esta asistencia podrá prestarse por correo electrónico o por teléfono dentro del horario laboral ordinario de Formalize. Las solicitudes de asistencia se tramitarán dentro de un plazo de no más de 72 horas laborables. Cualquier acuerdo específico sobre el tiempo de respuesta debe realizarse por escrito y se adjuntará como un apéndice del Acuerdo o de estas Condiciones Generales, cuando el acuerdo se celebre con el Socio.

Formalize procurará que el Sistema esté disponible en todo momento. Sin embargo, el Sistema puede no estar disponible debido a mantenimiento preventivo, correctivo o adaptativo u otras formas de servicio anunciadas por Formalize con antelación y debido a otras circunstancias ajenas al control de este. Formalize se compromete a notificar al Cliente con antelación sobre cualquier circunstancia que pueda afectar la disponibilidad del Sistema.

Formalize hace una copia de seguridad de los datos del Cliente en su posesión. La copia de seguridad se conservará con el debido cuidado y de acuerdo con la seguridad organizativa y técnica vigente de Formalize. Asimismo, Formalize conservará la copia de seguridad durante al menos tres (3) meses. Todas las copias de los datos del Cliente se eliminarán a más tardar tres meses después de la expiración del Plazo, cf. cláusula 17.

El derecho de uso del Sistema por parte del Cliente, incluidos los documentos, imágenes, herramientas, videos y guías contenidos en el Sistema, se limita al Plazo, cf. cláusula 16.1, de acuerdo con la cláusula 2. Formalize conserva todos los demás derechos sobre el Sistema, incluidos documentos, imágenes, herramientas, videos y guías contenidos en el Sistema, incluidos los derechos de propiedad y los derechos de autor, cf. Cláusula 14.

Los datos del Cliente son propiedad del Cliente, y Formalize no tiene permitido copiar o eliminar los datos del Cliente sin instrucciones del Cliente, cf. a excepción de las cláusulas 9 y 17 sobre eliminación y copia de seguridad. Sin embargo, Formalize tiene derecho a utilizar datos anónimos que incluyen, entre otros, el número de casos, las categorías de los casos y el número de usuarios del sistema, con fines estadísticos o de investigación para mejorar el rendimiento del Sistema.

El Cliente declara que tiene derechos legales sobre todos sus datos y todos los materiales cargados por el Cliente en el Sistema (según sea el caso) y que ningún dato del Cliente infringe los derechos de terceros.

El Cliente otorga a Formalize el derecho de usar el logotipo del Cliente en materiales de marketing, ventas, finanzas y relaciones públicas y otras comunicaciones únicamente para identificar al Cliente como tal.

Formalize procesa datos personales en nombre del Cliente, y las Partes han acordado un acuerdo de procesamiento de datos relacionado con el procesamiento de datos personales por parte de Formalize en nombre del Cliente. Las partes reconocen que Formalize actúa como «encargado del tratamiento» y el Cliente como el «responsable del tratamiento» de acuerdo con lo establecido por la legislación sobre datos personales. Cuando el Cliente haya celebrado un acuerdo de procesamiento de datos directamente con el Socio, Formalize actuará como subencargado del Socio.

Formalize no tiene derecho a pagos por su asistencia al Cliente de conformidad con el acuerdo de procesamiento de datos. Cuando un Cliente haya celebrado un acuerdo sobre el uso del Sistema a través de un Socio.

Formalize debe asegurarse de que toda la información recibida del Cliente se mantenga en secreto de acuerdo con el acuerdo de procesamiento de datos.

La función del Sistema se describe en la cláusula 1. Formalize no garantiza que el Sistema esté libre de errores y funcione sin interrupción. Sin embargo, Formalize mantendrá continuamente el Sistema y hará sus mejores esfuerzos para corregir errores en el Sistema dentro de un tiempo razonable.

Las garantías y representaciones son vinculantes para Formalize solo si se acuerdan específicamente por escrito.

Todos los derechos de propiedad intelectual del Sistema, incluidos documentos, imágenes, herramientas, videos y guías contenidos en el Sistema pertenecen exclusivamente a Formalize, sus licenciantes o sus proveedores.

Formalize indemnizará al Cliente contra cualquier reclamo de un tercero basado en la alegación de que el Sistema, incluidos los documentos, imágenes, herramientas, videos y guías contenidos en el Sistema, infringe los derechos de terceros. En caso de que el Cliente se encuentre con reclamos relacionados con su uso del Sistema y/o documentos, imágenes, herramientas, videos y guías contenidos en el Sistema, el Cliente deberá informar de inmediato a Formalize por escrito sobre la existencia y el contenido de la reclamación y dejar la liquidación de la reclamación, incluidos los arreglos realizados a este respecto, en su totalidad a Formalize.

El Cliente colaborará con Formalize en la defensa y cualquier negociación de acuerdo relacionada proporcionando a Formalize la información adecuada y cualquier asistencia necesaria para dicha defensa o acuerdo. El Cliente tiene derecho al reembolso de los gastos legales en este contexto. En el caso de una reclamación por infracción, Formalize tendrá derecho a otorgar al Cliente el derecho a continuar usando el Sistema, poner fin a la infracción modificando o reemplazando el Sistema con otro software, sitios web, archivos de datos, diseños, documentación, etc. que tiene esencialmente la misma funcionalidad que el material en disputa, o rescindir el derecho de uso del Sistema por parte del Cliente con efecto inmediato y reembolsar al Cliente su tarifa de suscripción pagada deduciendo una cantidad razonable por el valor del uso del Sistema por parte del Cliente. El Cliente no tiene más derechos de compensación en relación con la infracción de los derechos de terceros.

La responsabilidad de Formalize se limita a las pérdidas directas del Cliente. Se excluye la responsabilidad de Formalize por pérdidas indirectas, pérdidas consecuentes, pérdidas de beneficios, pérdida de ahorros, reducción del fondo de comercio, pérdidas debidas a la interrupción del negocio, pérdidas como resultado de reclamaciones de los clientes del Cliente. Asimismo, se excluye la responsabilidad de Formalize por la destrucción o pérdida de datos.

La responsabilidad de Formalize se limita a una cantidad igual a la tarifa de suscripción pagada por un año (sin IVA). Para que exista algún derecho a compensación, el Cliente siempre debe informar la pérdida a Formalize por escrito lo antes posible y a más tardar 3 meses después de que se haya producido la pérdida. Las exclusiones y limitaciones a las que se refieren las cláusulas 15.1 y 15.2 dejarán de aplicarse si y en la medida en que la pérdida sea el resultado de una intención deliberada o imprudencia por parte de Formalize.

La relación entre el Cliente y su(s) Socio(s) no tiene relevancia para Formalize.

Los límites de responsabilidad de Formalize en esta cláusula 15 se aplicarán en la mayor medida permitida por la ley aplicable.

El plazo de suscripción es de doce (12) meses (en adelante, el «Plazo»), contados a partir de la fecha de aceptación por parte del Cliente de estas Condiciones Generales. El Plazo se renovará automáticamente con un nuevo Plazo cada año, a menos que el Cliente o Formalize lo rescindan por adelantado de conformidad con la cláusula 16.2.

El Cliente puede rescindir su suscripción y derecho de uso del Sistema con un período de preaviso de un mes al final de un Plazo, cf. Cláusula 16.1. El aviso de terminación debe darse por escrito. Formalize puede rescindir la suscripción del Cliente y el derecho de uso del Sistema con un aviso de 6 meses hasta el final de un Plazo. Además, una parte tiene derecho a rescindir el derecho de uso del Sistema del Cliente, si la otra parte incumple materialmente su obligación en virtud de estos términos y condiciones, a menos que dicha infracción material haya sido remediada por la otra parte dentro de un período no menor de 30 días. La falta de pago se considera un incumplimiento material.

El Cliente tiene derecho a recibir sus datos en un formato de medios accesible al vencimiento del Plazo. Además, Formalize está obligado a eliminar los datos del Cliente, incluidos los datos personales, a más tardar tres (3) meses después de la expiración del Plazo. Formalize no tiene derecho al pago de los servicios prestados al Cliente en relación con el vencimiento del uso del Sistema por parte del Cliente. Sin embargo, Formalize tiene derecho a utilizar datos anónimos que incluyen, entre otros, la cantidad de casos, las categorías de casos y la cantidad de usuarios en el sistema, con fines estadísticos o de investigación para mejorar el rendimiento del Sistema, cf. Cláusula 10.2.

Si el Cliente tiene un Socio, la expiración del derecho de uso del Módulo por parte del Socio no tendrá ningún efecto sobre el derecho de uso del Cliente sobre el Sistema, que continuará sujeto a las condiciones generales establecidas en el acuerdo de suscripción entre el Cliente y Formalize. Sin embargo, cualquier acuerdo en el que el Socio deba facturar al Cliente cesará en la fecha de vencimiento y las facturas futuras se enviarán directamente desde Formalize a los clientes.

El Acuerdo y estas Condiciones Generales se rigen por la ley española.

Cualquier disputa que surja de o en relación con el Acuerdo y estas Condiciones Generales, incluidas las disputas relacionadas con la existencia, validez o terminación de los mismos, será resuelta por los tribunales españoles. La sede será la sede de Formalize.