¿Qué es un canal de denuncias? La forma más rápida de lograr el cumplimiento de la normativa

Un canal de denuncias es una solución digital que las empresas implantan en su espacio de trabajo para que los empleados puedan informar de irregularidades. Es una herramienta segura que facilita a las empresas y a sus empleados la gestión de un canal de denuncias que se ajuste a la Directiva europea de Protección de Denunciantes, una directiva oficial de la UE que garantiza la confidencialidad de los empleados y los protege durante el proceso.

Facilitar la denuncia de irregularidades es una forma eficaz de que las empresas identifiquen estas cuestiones antes de que se conviertan en problemas graves y, al mismo tiempo, da a los trabajadores la seguridad de que sus preocupaciones sean atendidas.

Veamos en qué consiste este valioso activo y por qué su implantación resulta tan beneficiosa.

¿Qué es y cómo funciona un canal de denuncias?

Un canal de denuncias es un programa informático que ofrece a los empleados y socios potenciales de una empresa una forma de denunciar malas prácticas o actuaciones ilegales o poco éticas. Los canales de denuncia también pueden denominarse líneas directas de denuncia o sistemas de denuncia de irregularidades.

Un empleado, también denominado denunciante, informa de irregularidades a través de un formulario en el canal de denuncia de la empresa. El denunciante puede ponerse en contacto con una oficina de investigación, adjuntar material y dialogar con los responsables del caso a través del canal de denuncias. Cada paso se lleva a cabo de forma que se mantenga la confidencialidad del denunciante y de los terceros mencionados en la denuncia y se excluya toda posibilidad de acceso no autorizado a la información. Los empleados también pueden optar por denunciar en última instancia de forma anónima sin revelar su identidad si la opción está disponible en el canal de denuncia elegido.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?

En pocas palabras, todas aquellas empresas que se encuentren dentro de la UE y que cuenten con más de 50 empleados. Veamos por qué.

Para el 17 de diciembre de 2021, tras la aprobación de la Directiva europea de Protección de Denunciantes, todos los países de la UE deberán haber elaborado una ley nacional de protección de la denuncia de irregularidades y anunciado un plazo para que las empresas con más de 250 y más de 50 empleados establezcan internamente una línea directa de denuncia de irregularidades. Sin embargo, algunos países pospusieron la adopción de la Directiva hasta los años 2022 y 2023.

En España, la aprobación de la Ley 2/2023 de 20 de febrero (conocida como la Directiva Whistleblowing), publicada en el BOE el 21 de febrero de 2023, fijó los siguientes plazos para la implantación de los canales de denuncia de irregularidades. Las grandes empresas españolas con más de 250 empleados tienen un plazo de tres meses desde la publicación de la ley para poner en marcha una línea de denuncia, mientras que las empresas de más de 50 empleados tienen hasta el 1 de diciembre de 2023.

Con el objetivo de sacar el máximo partido a su tiempo y recursos, las pequeñas y medianas empresas tienen ahora la oportunidad de valorar detenidamente posibles canales de denuncias que cumplan todos los requisitos específicos necesarios. En este sentido, es fundamental asegurarse de que el canal de denuncias que se elija cumpla con los requisitos exigidos por la legislación española, es decir, que ofrezca las funcionalidades necesarias y los estándares de privacidad de datos para la recogida, tratamiento y almacenamiento de la información de las denuncias. 

Tipos de canales de denuncias: ¿cómo pueden hacer los empleados sus denuncias?

Las empresas han recurrido a diversos canales de denuncias para proteger sus intereses y fomentar la transparencia; desde líneas telefónicas directas hasta plataformas digitales descentralizadas, las empresas han adoptado múltiples estrategias para animar a sus empleados y a las partes interesadas a denunciar posibles irregularidades o conductas indebidas.

• Canal de denuncias digital

Las organizaciones ahora pueden beneficiarse de un canal de denuncias digital seguro y confidencial que protege cualquier información enviada frente a accesos no autorizados. Los empleados o colaboradores pueden enviar sus denuncias a través de una plataforma en línea o de un formulario en el sitio web, permaneciendo en el anonimato si así lo desean. Un canal de denuncias digital da tranquilidad a los usuarios a la hora de revelar cuestiones potencialmente delicadas y, dependiendo del proveedor, puede ser una de las formas más rápidas de establecer un canal de denuncias que se ajuste plenamente a la normativa.

Algunos proveedores de software de denuncias también permiten la presentación de denuncias verbalmente a través del canal.

• Correo electrónico

Algunas empresas ofrecen un canal de correo electrónico específico a través del cual los empleados pueden enviar informes al equipo de investigación. Los administradores de TI suelen crear un correo electrónico exclusivo al que tiene acceso el equipo de investigación. Una línea directa de correo electrónico parece rápida y no requiere grandes esfuerzos, pero plantea problemas de privacidad y seguridad. Su uso puede poner en peligro la seguridad de las cuestiones más delicadas de las empresas. Además, los correos electrónicos no pueden considerarse canales anónimos. 

En teoría, los correos electrónicos pueden encriptarse para proteger su contenido, pero esto exige que se tomen ciertas medidas previas: tanto el remitente como el destinatario tienen que establecer la encriptación de antemano. No todas las empresas lo hacen; además, son pocos los empleados que saben hacerlo. Por otro lado, si son los propios empleados los que tienen que encargarse de ello, perderán rápidamente la confianza en el canal. Además, no hay garantías de que los sistemas de correo no eliminarán los archivos adjuntos cifrados, porque su contenido no puede analizarse para comprobar si son seguros.

• Línea telefónica

Además del correo electrónico, disponer de una línea telefónica exclusiva ha sido una práctica común entre los primeros en adoptar los canales de denuncia de irregularidades. Normalmente se trataba de una línea gratuita a la que cualquiera podía llamar, y las líneas telefónicas podían utilizarse tanto interna como externamente.

Un canal de denuncia telefónica suele funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite llamar en el momento más conveniente para hablar de un caso. Los operadores que reciben las llamadas se encuentran en lugares protegidos en los que no pueden ser escuchados. Con el consentimiento del denunciante, se puede grabar el informe de voz para su uso posterior y para garantizar que la información facilitada no sufra alteraciones.

Una línea telefónica no puede considerarse un canal anónimo, ya que es relativamente fácil identificar una voz. Además, realizar un seguimiento de las solicitudes para obtener más información o comentarios es problemático en este sentido.

Algunos canales de denuncias también ofrecen líneas telefónicas como productos adicionales, lo que suele permitir a los gestores de casos tramitar tanto los formularios como las llamadas telefónicas en el mismo canal de gestión de los casos.

• En persona

Otra posibilidad es que las empresas ofrezcan reunirse en persona con el responsable de la investigación. El canal "atención directa" o "en persona" incluye un gestor de casos interno asignado con el que los empleados pueden hablar dentro de la empresa, como podría ser el director de RR.HH. o un responsable del cumplimiento. Los empleados pueden hablar de sus preocupaciones y denuncias de forma segura, sin temor a ser escuchados, concertando con antelación una cita para mantener una reunión segura y confidencial.

Al tratarse de una reunión en persona, no existe la opción de permanecer en el anonimato. Con este canal de denuncia de irregularidades, los empleados a menudo dudan en expresar sus preocupaciones debido a la incertidumbre sobre quién podría oírles realizando la denuncia. De este modo, los problemas graves que se plantean en la empresa podrían pasar desapercibidos y no abordarse durante demasiado tiempo.

• Defensor del trabajador de una organización externa 

Un defensor del trabajador es un consultor contratado de forma externa, un profesional que suele ser abogado, RPD o responsable de cumplimiento externo, que actúa como recurso de confianza y confidencial para los empleados, socios, solicitantes de empleo u otras terceras partes de la empresa. Toda persona que observe indicios de actividades poco éticas, como fraude o corrupción en el lugar de trabajo, puede ponerse en contacto con un defensor del trabajador para solicitar ayuda.

Los denunciantes pueden ponerse en contacto con el defensor del trabajador a través de diferentes canales: teléfono, reunión directa o formulario en línea, en caso de que se faciliten los tres. No todos los defensores del trabajador utilizan canales de denuncia digitales, aunque la mayoría lo consideran imprescindible por motivos de cumplimiento y seguridad. En la actualidad, son más los consultores que incluyen una línea directa digital en su paquete de denuncia de irregularidades, lo que les permite presentar denuncias anónimas, algo que es obligatorio en algunos países de la UE.

El defensor del trabajador ofrece la ventaja de ser una fuente imparcial, lo que para algunos denunciantes puede ser un factor decisivo a la hora de presentar una denuncia.

¿Qué canal de denuncias elegir?

Para las empresas españolas que buscan cumplir con la Ley nacional de Protección de Denunciantes de irregularidades y ofrecer a los empleados el canal más seguro, el estándar del sector es elegir un canal de denuncia digital: una plataforma ya preparada que cumple plenamente todas las normativas sobre datos, como la LOPD, y que puede ofrecer a las empresas la flexibilidad que necesitan, independientemente del país en el que tengan su sede.

Los métodos más anticuados, como el correo electrónico o los buzones físicos, no suelen permitir las denuncias anónimas, y tampoco permiten disipar los temores y dudas de los empleados que desean compartir sus principales preocupaciones con la organización. No hay duda de que el número de informes recogidos a través de las herramientas tradicionales era insuficiente.

Sin embargo, algunas empresas siguen ofreciendo estas alternativas junto con el canal de denuncias digital debido a prácticas arraigadas y preferencias culturales.

¿Cómo funciona un canal de denuncias?

Un empleado presenta una denuncia

En caso de irregularidades en la empresa, un empleado puede denunciar un hecho a través del canal de denuncias de la empresa. Si el canal lo permite, puede optar por permanecer en el más absoluto anonimato. Según la legislación española, el denunciante debe recibir una confirmación en un plazo de 7 días.

El gestor de casos inicia una investigación

Una vez que se presenta una denuncia, una unidad de denunciantes designada internamente o un gestor de casos individual la investigará para determinar su veracidad. Procederán a una primera evaluación del caso, valorando si existe la necesidad de aportar recursos adicionales.

Comunicación entre el denunciante y el responsable del caso

Una vez presentada la denuncia, el denunciante recibe un código único para acceder al canal en línea, donde podrá consultar las actualizaciones del caso y comunicarse de forma segura con el equipo de investigación. En el caso de una denuncia anónima, toda la comunicación permanece anónima a menos que el denunciante decida revelarse.

El denunciante también debe tener en cuenta la seguridad del código único. De perderlo, este no se podrá recuperar. Puede ser una buena idea imprimirlo y guardar una copia para asegurarse de tener siempre acceso al informe. Si se pierde el código, no suele haber forma de acceder a la información a través del canal de denuncia.

El denunciante recibe información actualizada sobre la resolución del caso

El denunciante deberá recibir una respuesta en el plazo de tres meses, de acuerdo con la Ley española de Protección de Denunciantes.

¿Por qué las empresas deberían implementar un canal de denuncias?

Cumplir la normativa y evitar multas no es más que la punta del iceberg en lo que respecta al establecimiento de un canal de denuncias. Una política eficaz de denuncia de irregularidades también puede suponer numerosas recompensas para una empresa, desde el ahorro de costes internos y la mejora de los procesos de cumplimiento hasta la mejora de la confianza organizativa entre los empleados y los equipos directivos. En concreto, es una oportunidad para:

1. Gestionar un caso de forma interna antes de que el denunciante decida acudir a una entidad pública

Detectar y resolver problemas internamente debería ser una de las prioridades de muchas empresas y, por tanto, uno de los principales motivos para establecer una línea directa interna de denuncia de irregularidades. De este modo, las empresas pueden abordar las cuestiones inmediatamente después de que surjan, evitando que se conviertan en un problema mayor.

En última instancia, a las empresas les interesa gestionar los casos internamente. La alternativa para el denunciante sería llevarlo a un canal público perteneciente a una entidad pública o a la prensa. Tanto para la estabilidad futura de la empresa como para su reputación, es preferible resolver los problemas internamente.

2. Cumplir con la legislación

Las empresas ubicadas en Europa con más de 50 empleados deben implantar una línea directa de denuncia de irregularidades para ajustarse a la ley y evitar multas. Asegúrese de que su empresa cumple la legislación desde el principio para evitar problemas legales en el futuro. 

3. Crear una cultura de diálogo 

Crear una cultura de diálogo en la empresa es la clave para construir una cultura dinámica centrada en las personas. Establecer un entorno de este tipo puede dar paso a una mayor permanencia, lealtad y captación de talento por parte de los empleados, todos ellos son componentes esenciales para ejercer influencia en el mercado actual. No basta con hablar de ello: las empresas deben poner en práctica medidas tangibles, como la aplicación de políticas de denuncia de irregularidades que animen a los empleados a informar de ellas cuando se produzcan.

 4. Proteger a los empleados

Aunque no cabe duda de que es beneficioso para las empresas detectar y prevenir infracciones, puede que no todo el mundo salga beneficiado cuando salen a la luz ciertas irregularidades o malas prácticas, sobre todo si están implicados. Esta es precisamente la razón de ser de la denuncia de irregularidades: ofrecer a los denunciantes protección durante el proceso. Si no se garantiza cierta protección, las posibilidades de que los problemas se comuniquen a los responsables pertinentes de la empresa son menores, lo que también dificulta que la dirección mejore los problemas de la empresa.

 5. Evitar que la marca o la economía de la empresa sufran perjuicios

La denuncia de irregularidades es un recurso muy valioso que permite a las organizaciones hacer frente a los problemas en su fase inicial. Al recibir información directa de sus trabajadores y equipos especializados, las empresas pueden protegerse de consecuencias potencialmente negativas que pueden dañar tanto la marca como la economía de la empresa.

Cómo implementar un canal de denuncias

A continuación se describe el proceso habitual que sigue una organización a la hora de implantar un canal de denuncia de irregularidades.

1. Elegir a las partes interesadas

A la hora de establecer un canal interno de denuncias, la primera medida debe ser designar a las partes interesadas. La empresa es responsable de seleccionar a los candidatos más adecuados dentro de su organización o de contratar a un representante externo. Sin embargo, debido a la sensibilidad de los temas, la mayoría de las organizaciones eligen a miembros de sus equipos de RR.HH., cumplimiento, consejo de administración o dirección. El único requisito es que sean imparciales y puedan gestionar los casos con prontitud.

¿Existe alguna normativa que establezca quién puede formar parte del equipo de investigación?

De acuerdo con la Directiva europea de Protección de Denunciantes, el equipo de investigación podría estar formado por un responsable de cumplimiento, un director de RR.HH., un asesor jurídico, un director financiero, un miembro del consejo de administración o un miembro de la dirección. Como alternativa, las empresas también pueden optar por subcontratar la gestión de las denuncias a un abogado externo.

2. Elegir un canal de denuncias

La mayoría de las empresas se dan cuenta rápidamente de que desarrollar ellas mismas el canal con los requisitos de seguridad y procesos que tienen la mayoría de las empresas es demasiado costoso.

En la actualidad, la mejor opción es buscar un proveedor externo para que disponga de una plataforma digital de fácil acceso en la que los denunciantes puedan informar de forma confidencial o anónima, verbalmente o por escrito. Un canal digital de denuncias permitirá a los empleados mantener conversaciones con los miembros aprobados del comité de investigación, aportar más pruebas cuando sea necesario y hacer un seguimiento de los avances hacia la resolución del caso.

3. Crear una política de protección de denunciantes

Es necesario redactar un documento que incluya información detallada sobre los procedimientos que pueden utilizar los empleados para denunciar, los tipos de infracciones denunciables, la protección que ampara a los denunciantes, etc. Asegúrese de que su política de denuncia de irregularidades sea fácilmente accesible para todos, publicándola en el canal de denuncia de irregularidades, en la intranet y en su sitio web.

No dude en ponerse en contacto con nosotros si necesita ayuda para elaborar una política de denuncia de irregularidades, ya que contamos con una amplia red de profesionales del cumplimiento de la normativa y abogados especializados precisamente en este ámbito.

4. Informar a los empleados acerca de la política de protección de denunciantes

La eficacia del canal de denuncia de irregularidades depende directamente de que los empleados conozcan su existencia y sus ventajas. Informe a sus empleados de su política y asegúrese de que conozcan a los responsables de gestionar los casos.

A continuación, comparta con ellos el funcionamiento del canal de denuncias interno e imparta formación continua sobre los comportamientos que deben observarse, cómo presentar una denuncia y las protecciones de que disponen los denunciantes para fomentar un entorno en el que los posibles denunciantes se sientan seguros para denunciar.

Los soportes físicos también son una gran opción para informar sobre el canal. Carteles, señales y otros contenidos visuales en la oficina pueden ayudarle a dar a conocer su canal de denuncia de irregularidades. Algunos canales ofrecen ayuda para producir el material necesario.

Principales características que debe reunir un canal de denuncias

Garantía de transparencia para el denunciante

En ocasiones, denunciar un problema puede suponer un reto para los empleados, hasta el punto de que pueden cambiar de opinión a la hora de presentar una denuncia. Por eso, muchas empresas buscan un canal de denuncias que guíe a los empleados en cada paso, garantizando que su caso se gestione de forma transparente y segura.

Cumplimiento de la LOPD y máxima seguridad informática

Uno de los principales motivos por los que tantas empresas se plantean recurrir al software de denuncia de irregularidades es el requisito de mantenerse actualizadas con la normativa de privacidad de datos de denuncia de irregularidades, incluida la LOPD.

Además de que el hosting se encuentre en la UE, la normativa LOPD Schrems II exige, en la mayoría de los casos, una determinada infraestructura informática que forma parte del producto, denominado cifrado de extremo a extremo. Hay un gran número de proveedores que no lo tienen en cuenta.

La mayoría de las empresas también plantean serios requisitos a un sistema de este tipo en cuanto a certificados de seguridad informática, debido a que es posiblemente el peor problema interno de la empresa el que podría acabar en la plataforma.

Un certificado que conviene verificar es el ISAE 3000 y la certificación ISO 27001. Hay que comprobar que el canal de denuncia de irregularidades no solo utiliza un proveedor de alojamiento con certificación ISO 27001, sino que su propia empresa también cuenta con la certificación, de modo que estés seguro de que sus equipos internos también siguen los procesos exigidos por la norma ISO.

Denuncias anónimas y confidenciales

La denuncia anónima es una característica que permite a los denunciantes permanecer en el anonimato durante todo el proceso de denuncia y comunicación con la empresa. La mayoría de las empresas prefieren ofrecer la denuncia anónima como una opción para los empleados, debido al hecho de que son más los empleados que prefieren permanecer en el anonimato.

En algunos países, la ley obliga a las empresas a dar la opción de denunciar de forma anónima.

Ofrecer a los empleados la posibilidad de denunciar de forma anónima y confidencial significa permitirles elegir aquella con la que se sientan más cómodos. Si todavía tiene dudas sobre qué las diferencian, lo explicamos en el artículo denuncias anónimas y denuncias confidenciales en más detalle. 

Elegir un proveedor que permita la denuncia anónima y confidencial de irregularidades es una buena idea, incluso si actualmente solo utiliza uno de estos métodos.

Página de denuncias y gestión de casos flexible

Para la mayoría de las empresas es imprescindible poder personalizar su página de denuncias con la mayor flexibilidad posible, y así adaptar las políticas de denuncia, los colores de la marca, los idiomas y los campos del formulario.

La gestión de casos también debe ser fácil de usar, pero sin olvidar la flexibilidad y la seguridad. Una característica que se debe tener en cuenta es la posibilidad de asignar a los usuarios funciones de acceso limitado para evitar filtraciones, lo que hace que la función "Control de acceso" sea imprescindible en cualquier canal de denuncia de irregularidades. Del mismo modo, funciones como "Redactar" (en caso de que haya más de un responsable de casos), o el principio de los 4 ojos ayudan a gestionar los casos con el mayor cuidado.

Idiomas disponibles

El cuanto al soporte multilingüe, se trata de una decisión relativamente sencilla si las empresas quieren que sus empleados utilicen el canal de denuncia en su idioma. La mayoría de los proveedores de canales cobran un suplemento por ello, y la diferencia entre la calidad de las traducciones difiere mucho de unos a otros.

Preguntas Frecuentes

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Este artículo ha sido elaborado únicamente con fines informativos y no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asesoramiento jurídico, contacte con su asesor de confianza. Como alternativa, Whistleblower Software puede ponerle en contacto con un experto jurídico local.