Ley Whistleblowing: ¿cuál es el estado de la protección de los denunciantes en España?

El pasado 21 de febrero entró en vigor en España la Ley 2/2023, o Ley de Protección de Informantes, lo que supone un hito significativo: la correcta transposición de la Directiva Whistleblowing europea a la legislación nacional constituye un avance decisivo hacia una mayor protección de los ciudadanos y de su libertad a la hora de revelar información sobre asuntos de interés público.

¿Qué es la Ley Whistleblowing? 

La Ley Whistleblowing es la adopción nacional de la Directiva Whistleblowing 2019/1937 de la UE sobre denuncia de irregularidades que fomenta la transparencia y protege a quienes dan a conocer conductas indebidas o malas prácticas en las organizaciones. Como Estado miembro de la UE, España tiene la obligación de garantizar la presencia de una normativa nacional en materia de denuncia de irregularidades basada en la Directiva Whistleblowing de la UE, que ha llevado a la creación de la Ley de Protección de Informantes.

La nueva ley obliga a las empresas españolas con más de 50 empleados a implantar un sistema para que los empleados denuncien cualquier incumplimiento de la ley y otros asuntos graves que ocurran en la empresa. De esta forma, todos los denunciantes quedan protegidos de posibles represalias.

1ª fecha límite. Las empresas privadas con una plantilla de más de 250 empleados, las entidades del sector público, excepto en aquellos municipios con menos de 10.000 habitantes, así como los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones que puedan crear deberán implantar un canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023.

2ª fecha límite. En el caso de las empresas con más de 50 empleados y los municipios de menos de 10.000 habitantes, el plazo se amplía hasta el 1 de diciembre de 2023.

Ley Whistleblowing: ¿qué tipo de irregularidades se pueden denunciar?

En cumplimiento de la disposición de la Directiva de la UE directive provision, España garantiza la protección jurídica de las personas que denuncien irregularidades en los siguientes ámbitos:

• Contratación pública;
• Servicios financieros, productos, mercados, prevención del blanqueo de dinero y financiación del terrorismo;
• Seguridad y conformidad de los productos;
• Seguridad del transporte;
• Protección del medio ambiente;
• Protección contra la radiación y seguridad nuclear;
• Seguridad de los alimentos y los piensos, salud y bienestar de los animales;
• Salud pública;
• Protección de los consumidores; y
• Protección de la privacidad y los datos personales, seguridad de las redes y los sistemas de información.

¿Qué información incluye la Ley Whistleblowing? 

Especifica a quién se aplica

Todas las empresas y organizaciones españolas con 50 o más empleados están obligadas a crear una oficina de denuncias. Se distinguen dos etapas que regulan cuándo las empresas deben cumplir la normativa.

Antes del 13 de junio de 2023, las siguientes personas jurídicas deberán haber implantado una solución de denuncia de irregularidades:

• Entidades del sector público, excepto municipios de menos de 10.000 habitantes; 

• Empresas privadas con 250 o más empleados; y

• Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que pudieran crear, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

Adicionalmente, se ha previsto una fase transitoria ampliada hasta el 1 de diciembre de 2023 para:

• Empresas con una plantilla de 50 a 249 empleados;

• Municipios con menos de 10.000 habitantes.

Canales de denuncias

Los empleados han de tener múltiples opciones a la hora de presentar sus denuncias, como por ejemplo:

• Por escrito, a través de correo postal o cualquier medio electrónico habilitado al efecto;

• Verbalmente, por teléfono o a través de mensaje de voz;

• Mediante una reunión en persona a petición del denunciante.

Entre las responsabilidades de las empresas también figura garantizar que los denunciantes cuenten con la opción de presentar una denuncia de forma anónima. 

Denuncias internas

Según la Ley de protección de denunciantes, dentro de un plazo establecido, las empresas deben adoptar un sistema interno de denuncia a través del cual trabajadores y terceros puedan presentar denuncias por escrito, oralmente o en persona. En particular:

• Las denuncias por escrito pueden presentarse a través de correo postal, una dirección de correo electrónico específica o un canal de denuncias digital habilitada a tal efecto.

• Las denuncias verbales pueden presentarse por teléfono o a través de un sistema de mensajes de voz, que puede formar parte de un contestador automático o de un canal de denuncias digital.

• Las reuniones en persona deben estar siempre disponibles a petición del denunciante.

• Las herramientas de denuncias internas de las empresas deben estar configuradas para permitir las denuncias anónimas y las consiguientes comunicaciones anónimas.

Las empresas son las encargadas de diseñar y gestionar de forma segura los sistemas internos de denuncia para garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante, así como de posibles terceros implicados en la comunicación.

La presentación de denuncias externas como primera opción no está sujeta a restricciones; sin embargo, la Ley de Protección de Informantes señala que la denuncia interna debe ser prioritaria, siempre que el delito pueda abordarse eficazmente y si el denunciante considera que no hay riesgo de represalias.

Denuncias externas

La Ley Whistleblowing prevé una alternativa para presentar denuncias a través de un canal de información externo de la Autoridad Independiente de Protección del Denunciante, AAI, o a través de las autoridades u organismos autónomos. Las denuncias pueden realizarse:

• Por escrito, a través de correo postal o cualquier medio electrónico habilitado al efecto, dirigida al canal de denuncias externo de la Autoridad Independiente para la Protección de Denunciantes.

• Verbalmente, por teléfono o a través de mensaje de voz.

• Mediante una reunión en persona a petición del denunciante.

La confidencialidad de los denunciantes

La Ley Whistleblowing establece todos los canales de denuncia para garantizar la confidencialidad de los denunciantes. La confidencialidad no equivale al anonimato; un encargado de un caso puede conocer la identidad de un denunciante. Sin embargo, la confidencialidad implica que únicamente un número preaprobado de personas o una persona, designada previamente por la empresa para revisar los informes internos, conoce la identidad de un denunciante y es responsable de mantener la confidencialidad total. Salvo que los denunciantes den su consentimiento expreso o se trate de un procedimiento penal, su información personal no se compartirá con terceros.

Revisión de los informes anónimos

La Ley de Protección de Informantes contempla la presentación de denuncias anónimas tanto en los canales de denuncia internos como externos. La Ley también establece que las empresas deben garantizar la disponibilidad de la denuncia anónima en sus canales de denuncia.

Responsabilidad de seguimiento dentro de la empresa

La Ley Whistleblowing determina también los plazos de actuación, como el momento en que el denunciante recibe la confirmación de la denuncia presentada y la fecha límite para notificar los resultados. Los denunciantes deben recibir la confirmación de que su denuncia ha sido recibida en un plazo máximo de 7 días, y la actualización de los resultados debe producirse en un plazo máximo de 3 meses. En caso de que la irregularidad denunciada sea particularmente compleja, el plazo podrá ampliarse hasta un máximo de tres meses adicionales.

Las empresas deben asegurarse de que sus respuestas contengan medidas prácticas de seguimiento así como una persona u oficina responsable que pueda hacerse cargo de ellas. Algunos ejemplos de un plan de acción de seguimiento pueden ser el inicio de investigaciones internas, un plan de acción destinado a resolver un problema, una referencia a los procedimientos, una derivación a una autoridad competente o una explicación exhaustiva en caso de conclusión de los procedimientos por falta de pruebas u otros motivos.

Sistemas compartidos y externalización

En España se permite que los grupos empresariales compartan canales de denuncia de irregularidades. La empresa matriz debe aprobar una política general de denuncia de irregularidades y garantizar la aplicación de sus principios en todas las entidades. Además, la política de denuncia de irregularidades que elabore la empresa también debe especificar quién tiene la responsabilidad de investigar las infracciones. La decisión de tener un investigador que se ocupe de los casos de todo el grupo, o bien uno por cada empresa corresponde a la empresa, que debe incluir dicha información en su política.

Lee el texto completo de Ley. 

¿Cómo protege la Ley Whistleblowing a los denunciantes? 

La protección de los denunciantes se basa en varios principios fundamentales, los cuales vienen recomendados por la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades y recogidos en la Ley Whistleblowing en España.

1. No a las represalias

La Ley Whistleblowing tiene por objeto proteger a los trabajadores frente a cualquier tipo de represalia en el lugar de trabajo. No pueden llevarse a cabo actuaciones como la suspensión, el despido o la privación de un ascenso, ni tampoco tácticas sutiles como la no renovación de contratos, el menoscabo de la reputación profesional, la valoración inadecuada del rendimiento, etc. No respetar la ley puede salir caro: de producirse alguna de estas situaciones, podrían emprenderse acciones legales.

2. Acceso a recursos jurídicos

En caso de vulneración de la protección contra represalias, los denunciantes afectados han de tener acceso a recursos legales. Además, deberán recibir una compensación material adecuada por cualquier pérdida, así como apoyo psicológico.

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir Ley Whistleblowing?

No poner en marcha un canal interno de denuncia de irregularidades puede acarrear multas, lo que también puede suponer un daño para la reputación de la empresa.

Las infracciones contempladas en esta Ley se castigarán con multas que actúen como elemento disuasorio de las irregularidades.
Si los responsables de la infracción son personas físicas, se les impondrá una multa:

• De 1.001 a 10.000 euros por la comisión de infracciones leves

• De 10.001 a 30.000 euros por la comisión de infracciones graves

• De 30.001 a 300.000 euros por la comisión de infracciones muy graves

Si la infracción es imputable a personas jurídicas, se les impondrá una multa:

• De hasta 100.000 euros en caso de infracciones leves

• De 100.001 a 600.000 euros en caso de infracciones graves

• De 600.001 a 1.000.000 euros en caso de infracciones muy graves

Además, en caso de infracciones muy graves, la Autoridad Independiente para la Protección de los Denunciantes puede decidir imponer:

• Amonestación pública.

• La prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un período máximo de cuatro años.

• Prohibición de contratar con el sector público por un período máximo de tres años. 

Asesoramiento sobre las medidas que deben adoptarse para cumplir con la Ley Whistleblowing

Las empresas deben ser las primeras interesadas en estar al corriente de la Ley Whistleblowing y disponer de una política de denuncia de irregularidades que garantice el cumplimiento de sus operaciones. Para que la política de denuncia de irregularidades funcione, las empresas deben crear una línea directa de denuncia de irregularidades a la que los trabajadores puedan dirigir sus denuncias.  

Las siguientes recomendaciones detalladas le ayudarán a crear y aplicar un canal de denuncia de irregularidades y a cumplir la Ley de Protección de Denunciantes.

Cree una política de denuncia de irregularidades

La política de denuncia de irregularidades no es solo una cuestión de cumplimiento de la ley, sino también de creación de una cultura de diálogo y, por ello, debe formar parte de la declaración de valores de la organización.

Uno de los principales objetivos de cualquier política de denuncia de irregularidades es transmitir a los empleados que su identidad está protegida y que no habrá represalias ni victimización. Una política de denuncia de irregularidades debe definir claramente quién es un denunciante y detallar la protección que recibe cuando informa de irregularidades. Además, debe aclarar los tipos de problemas que los trabajadores pueden denunciar, cómo pueden hacerlo, quién investiga las denuncias recibidas y cómo se gestionan las comunicaciones en torno a los casos denunciados.

Al hacer referencia a la formación constante de los responsables de los casos y de los comités de investigación, las empresas demuestran que abordan la investigación de los casos y la seguridad de los denunciantes con suma importancia.

Ofrezca la opción de mantener el anonimato

Al crear un canal de denuncias, no olvide ofrecer también la opción de presentar denuncias anónimas. De este modo, los denunciantes podrán elegir el tipo de denuncia con el que se sientan más cómodos. Elegir la denuncia anónima implica que no se registrará ninguna información que pueda revelar la identidad del denunciante. Ofrecer esta alternativa también garantiza que todas las personas se sientan cómodas al dar un paso al frente y denunciar irregularidades.

Piense qué es lo más conveniente para los empleados

Presentar una denuncia debería ser fácil. Cada paso del proceso de denuncia de irregularidades debe explicarse de manera que el denunciante se sienta seguro al hacer una denuncia. Tampoco debería resultarles complicado localizar la página de denuncia. Muchas empresas crean una página específica en su sitio web, a la que los empleados pueden acceder rápidamente haciendo clic en un enlace de recursos internos o escribiéndolo en la solicitud de búsqueda.

La solución digital para una línea telefónica de denuncia de irregularidades

La organización de una línea directa de denuncia de irregularidades puede efectuarse de varias maneras: por teléfono, correo electrónico, reuniones en persona o mediante un sistema digital. Para una mayor eficiencia de los recursos y un funcionamiento más fluido, recomendamos considerar una plataforma digital para su sistema de gestión de denuncias. Las plataformas digitales de denuncia adecuadas se han desarrollado atendiendo a los requisitos legales y de privacidad de datos actuales, lo que significa que:

• Proporcionan una herramienta de información personalizable y segura;

• Protegen la identidad de los denunciantes mediante la encriptación de los datos personales;

• Permiten una comunicación segura entre los denunciantes y los responsables de los casos, incluso en el modo anónimo; y

• Procesan todos los datos de acuerdo con las normas de seguridad más estrictas.

Las empresas pueden complementarla con una línea telefónica o un defensor del denunciante, pero en la mayoría de los casos, una plataforma digital cubre todas las necesidades de las empresas en materia de cumplimiento de la normativa sobre denuncia de irregularidades, y algunos sistemas digitales también ofrecen la opción de añadir asistencia telefónica.

Descubra cómo funciona haciendo un breve recorrido por la página de denuncias.