Yulia Landbo
Ante el complejo panorama empresarial actual, el cumplimiento de la normativa se ha convertido en un intrincado laberinto que repercute en todos los aspectos de una organización. En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a una gran variedad de normativas locales, nacionales e internacionales. Por otra parte, el auge de la tecnología digital, unido a la creciente demanda de transparencia empresarial, ha añadido nuevas dimensiones al componente de cumplimiento normativo.
A medida que se incrementa la complejidad del cumplimiento de la normativa, aumentan los riesgos y se agravan las sanciones por incumplimiento. En este escenario, es imprescindible plantearse la siguiente pregunta: ¿cómo pueden las empresas adaptarse a un panorama normativo en rápida evolución sin poner en peligro su integridad, su reputación y su credibilidad? Es en este contexto en el que el software de gobernanza, riesgos y cumplimiento (GRC) emerge como un activo estratégico en la maquinaria empresarial.
El GRC es un entorno diseñado para adaptar los objetivos empresariales a los procesos operativos, gestionar eficazmente los riesgos y garantizar el cumplimiento de la legislación y las normas del sector.
El objetivo del GRC es suprimir los silos organizativos, ayudar a las organizaciones a evitar el solapamiento de controles, reducir las duplicidades, mejorar la comunicación y potenciar la toma de decisiones.
Cada componente del GRC desempeña un cometido distinto pero interrelacionado:
La gobernanza es el enfoque de gestión global mediante el cual los directivos gestionan toda la organización, valiéndose de la información de gestión y de estructuras jerárquicas de control de gestión.
La gestión de riesgos consiste en identificar, evaluar y mitigar las amenazas que podrían obstaculizar las operaciones de la organización o su capacidad para seguir cumpliendo las normas.
El cumplimiento implica garantizar que la organización se adhiere a todas las leyes externas, reglamentos, directrices y sistemas internos de control pertinentes.
La interacción gobernanza-riesgo-cumplimiento (GRC) es fundamental para el crecimiento sostenible. Unas estructuras de gobierno apropiadas lideran la gestión de riesgos y los procesos de cumplimiento, garantizando que estén en consonancia con los objetivos estratégicos de la organización. Paralelamente, una gestión eficaz de los riesgos puede prever posibles problemas de cumplimiento, lo que permite a las organizaciones abordarlos de forma proactiva.
En vista de los diversos procesos y normativas que deben cumplir las organizaciones, las empresas pueden enfrentarse a múltiples retos a la hora de garantizar el cumplimiento. Entre ellos se incluyen:
Medidas de cumplimiento aisladas. Es posible que los departamentos se encarguen de gestionar su propio cumplimiento por separado, lo que da lugar a incoherencias y a una visión menos unificada del estado general de cumplimiento.
Requisitos normativos variables en los distintos departamentos y procesos de una organización, que pueden pertenecer a jurisdicciones normativas diferentes, lo que aumenta la complejidad de la gestión del cumplimiento.
Falta de estandarización. Sin un marco de cumplimiento estándar, las organizaciones pueden encontrarse con redundancias, incoherencias en las actividades de cumplimiento y dificultades para evaluar la eficacia del cumplimiento.
Visibilidad y control limitados entre distintos departamentos y procesos, lo que puede imposibilitar la resolución proactiva de problemas antes de que los riesgos se conviertan en infracciones.
Los procesos manuales y en papel para la gestión del cumplimiento de la normativa pueden suponer un obstáculo para el rendimiento. Consumen mucho tiempo, dan pie a errores y carecen de la agilidad necesaria en un contexto normativo que cambia con rapidez.
Falta de sensibilización y formación. Puede ocurrir que los empleados no entiendan del todo la importancia de los requisitos de cumplimiento, lo que puede dar lugar a infracciones involuntarias.
La rápida evolución del panorama regulatorio complica a las organizaciones mantenerse al día de los cambios y garantizar que los esfuerzos de cumplimiento sigan siendo pertinentes.
Limitación de recursos, puesto que algunas organizaciones pueden experimentar dificultades a la hora de asignar tiempo, personal o recursos relacionados con las finanzas para abordar el cumplimiento.
Un software GRC es una solución diseñada para ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento de la normativa y, al mismo tiempo, gestionar todos los riesgos relacionados con su negocio. Entre las principales funciones de un GRC software se incluyen:
Funciones de gestión del cumplimiento que permiten hacer un seguimiento de los cambios en la normativa, supervisar políticas y procedimientos, automatizar procesos y establecer mecanismos de auditoría.
Características de gestión de riesgos que ayudan a identificar, evaluar y mitigar los riesgos, ofreciendo funciones de registro de riesgos, evaluaciones, planes de mitigación e informes.
Funciones de gestión de auditorías que facilitan la planificación, la ejecución y la elaboración de informes de auditoría, al tiempo que supervisan los resultados y las propuestas de auditoría hasta su resolución.
Características de gestión de incidentes que supervisan, gestionan y notifican diversos incidentes, desde fallos de seguridad hasta incumplimientos de la normativa.
Herramientas de análisis y generación de informes que proporcionan información sobre las actividades de GRC e identifican amenazas rápidamente mediante el análisis de datos en tiempo real.
La adopción de software GRC ofrece varias ventajas a las empresas que se enfrentan a los entresijos del cumplimiento normativo. Entre ellas se incluyen:
Eficiencia operativa mediante la centralización de múltiples funciones en una plataforma, para una mejor coordinación entre departamentos, así como la automatización de los flujos de trabajo, lo que en última instancia reduce al mínimo los errores humanos a la vez que mejora los procesos de toma de decisiones.
Mayor precisión en las actividades de cumplimiento gracias a la recogida y el tratamiento automatizados de los datos, lo que agiliza el proceso de gestión del cumplimiento.
Se garantiza una mayor transparencia mediante funciones de seguimiento en tiempo real, lo que permite a las organizaciones supervisar fácilmente sus procedimientos de cumplimiento, la exposición al riesgo y la adhesión a las políticas.
Las funciones de supervisión en tiempo real permiten identificar y reaccionar de inmediato ante posibles incumplimientos o ante los ya existentes, con lo que se reducen los posibles daños y se garantiza que se tomen medidas inmediatamente en caso necesario.
La elaboración de informes flexibles y exhaustivos proporciona información fundamental que ayuda a las empresas a demostrar el cumplimiento de las normativas, reconocer tendencias o patrones y apoyar una toma de decisiones informada.
Evaluación de riesgos: un planteamiento proactivo de la gestión de riesgos permite a las empresas anticipar y abordar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves.
Integración con otros sistemas de la empresa, lo que aporta coherencia a los datos y actividades de la organización, así como rigor a las actividades de cumplimiento.
Algunos aspectos que conviene tener en cuenta al elegir un software GRC que se adapte a las necesidades de una organización son:
Escalabilidad: las soluciones deben responder a las cambiantes necesidades de GRC, ofreciendo flexibilidad y escalabilidad en cuanto a número de usuarios, volumen de datos y capacidades funcionales;
Alto nivel de personalización, incluidos flujos de trabajo, informes, paneles y metodologías de clasificación de riesgos personalizables;
Funciones de integración con otros sistemas distintos, como sistemas ERP, software CRM y soluciones de seguridad informática;
Potentes funciones de seguridad y cumplimiento de normativas para proteger los datos de accesos no autorizados y posibles filtraciones;
Facilidad de uso: busque soluciones con una interfaz fácil de usar, navegación sencilla y recursos de ayuda o soporte accesibles.
Prestigio del proveedor en el sector, historial de implementaciones satisfactorias, testimonios de clientes y capacidad de respuesta a las peticiones del servicio de atención al cliente.
El software GRC reduce la presión y los riesgos del incumplimiento y permite a las organizaciones convertir el cumplimiento en una ventaja estratégica. Por ello, invertir en GRC software es avanzar hacia un crecimiento empresarial sostenible y acorde con la normativa. Favorece un enfoque proactivo, fundamentado e integrado en materia de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, lo que permite a las empresas operar con confianza ante un panorama regulatorio siempre cambiante.
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Este artículo ha sido elaborado únicamente con fines informativos y no pretende ser un asesoramiento jurídico. Para obtener asesoramiento jurídico, contacte con su asesor de confianza. Como alternativa, Whistleblower Software puede ponerle en contacto con un experto jurídico local.
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