Yulia Landbo
Anonymes und vertrauliches Whistleblowing sind zwei Arten, Fehlverhalten in Unternehmen gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie zu melden. Die Richtlinie legt fest, dass jedes Unternehmen in der EU mit mehr als 50 Angestellten ein Verfahren besitzen muss, welches sicherstellt, dass Angestellte auf geschützte Weise jede Art von Verdacht, Vorfall und Verstoß melden können, die sie im Unternehmen beobachtet haben.
Im Dezember 2022 nahm der Bundestag den Regierungsentwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz („HinSchG“) an und setzte damit den weiteren Gesetzgebungsprozess in Gang. Die Zustimmung des Bundesrates folgte Mitte Mai 2023. Daraufhin wurde es am 02. Juni 2023 vom Bundespräsidenten unterschrieben und trat damit am 02. Juli 2023 in Kraft.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist das nationale Whistleblower-Schutzgesetz, welches hinweisgebende Personen schützt, die auf Informationen zu Rechtsverletzungen gestoßen sind und diese an andere rechenschaftspflichtige Behörden gemeldet haben. Dies gilt sowohl für interne als auch externe Berichte, ebenso wie für öffentliches Whistleblowing.
Die im Dezember 2019 beschlossene EU-Whistleblower-Richtlinie wurde geschaffen, um Transparenz in Unternehmen zu gewährleisten und ein geschütztes Verfahren für das sichere Melden jeglichen Fehlverhaltens bereitzustellen. Unter Fehlverhalten fallen Verstöße, die ein Unternehmen in ernste Schwierigkeiten bringen können – von Schadenersatzansprüchen über ethische und kulturelle Schäden bis hin zu erheblichen finanziellen Verlusten durch Betrug oder mangelnde Qualitätsstandards.
Die häufigsten Fälle von Whistleblowing betreffen Diskriminierung und Belästigung, Straftaten, Bestechung, Korruption, Misswirtschaft oder Machtmissbrauch, die missbräuchliche Verwendung von Daten, etc. Branchenabhängig kann es sich auch um einen Fall im Bereich von Lebensmittelsicherheit, Umweltschutz oder Ähnlichem handeln.
Abgesehen davon, dass die EU-Whistleblower-Richtlinie einen gesetzlichen Schutzmechanismus bietet, trägt sie auch in bedeutsamer Weise zur Schaffung einer gesunden Hinweisgeberkultur EU weit bei. Außerdem hilft sie dabei, dass man als hinweisgebende Person nicht als Unruhestifter:in wahrgenommen wird, sondern viel mehr als der-/diejenige, der/die dazu beiträgt, ein Problem im Frühstadium zu erkennen.
Um den Unterschied zwischen einem vertraulichen und einem anonymen Hinweisgebersystem zu verstehen, ist es wichtig, eine Hinweisgeber-Richtlinie festzulegen und einen Whistleblower-Kanal zu erstellen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns eingehender mit den zwei Arten, anonymes und vertrauliches Whistleblowing.
Es ist möglich, Meldungen völlig anonym vorzunehmen, wenn das Unternehmen den richtigen Hinweisgeberkanal installiert hat. Viele Firmen gestatten diese Art Vorfälle zu melden, damit die Angestellten keine Angst haben, von Fehlverhalten zu berichten, falls ein solches auftritt.
Gleichzeitig kann bei einigen Unternehmen die Sorge auftreten, dass sich durch anonyme Meldungen die entsprechenden Fälle nicht vollumfänglich einschätzen lassen. Deswegen wünschen einige einen alternativen Meldekanal, der nicht komplett anonym, aber trotzdem sehr sicher ist. Von der EU-Whistleblower-Richtline wird verlangt, dass es möglich sein muss, weitere Einzelheiten oder Klarstellungen nachträglich einzuholen. Daher sollte die Option, anonyme Meldungen abgeben zu können, kein Problem darstellen, solange ein geeignetes Whistleblower-System, mit der Möglichkeit der Weiterverfolgung, genutzt wird.
Neben individuellen Vorlieben bewegen auch gesetzliche Rahmenbedingungen Unternehmen dazu, ein anonymes Hinweisgebersystem zu implementieren. Das „Proposta de Proteção de Denunciantes“, das Whistleblower-Gesetz in Portugal, bestimmt beispielsweise, dass alle hinweisgebenden Personen die Option haben müssen, völlig anonym zu bleiben.
Unternehmen können sich dafür entscheiden, neben einem anonymen auch einen vertraulichen Meldekanal anzubieten. Die Einrichtung von zwei Optionen sollte keine Probleme darstellen, solange ein verlässliches Whistleblowing-System vorhanden ist, das beide unterstützt. Zum Beispiel mit „Whistleblower Software“ können Unternehmen ihren Angestellten die Wahl zwischen anonymen und vertraulichen Whistleblowing bieten.
Lassen Sie uns bei dieser Gelegenheit einen Blick auf den Unterschied zwischen anonymes und vertrauliches Whistleblowing werfen.
Wie der Name schon sagt, bietet ein anonymes Hinweisgebersystem die Möglichkeit, Fehlverhalten an einen Arbeitgebenden oder einen externen Repräsentanten zu melden, ohne dabei persönliche Informationen preiszugeben, d. h. der/die Meldende bleibt völlig anonym.
Whistleblower nutzen ein vom Arbeitgebenden zur Verfügung gestelltes anonymes Hinweisgeberformular, und können dort den Fall beschreiben und unterstützende Dateien beifügen, ohne ihre Identität anzugeben und Kontaktinformationen zu hinterlassen. Auf diese Weise weiß niemand in der Organisation, von wem der Bericht gekommen ist.
Der größte Vorteil von einem anonymen Hinweisgebersystem liegt auf der Hand. Häufig wird ein Whistleblower immer noch als Unruhestifter:in angesehen, statt im Gegenteil als jemand, der helfen kann, ein Problem in einer frühen Phase zu identifizieren. Aus Furcht vor Konsequenzen zögern daher viele Angestellte, eine Meldung abzugeben. Mit der Möglichkeit, anonym zu bleiben, ist gewährleistet, dass Angestellte sich wirklich sicher genug fühlen, Fehlverhalten zu melden, statt zu schweigen und die Angelegenheit eskalieren zu lassen.
Bestehende Bedenken, eine Kommunikation sei nicht möglich, wenn eine Meldung anonym vorgenommen werde, beruhen eher auf Mythen und überholten Vorstellungen von Whistleblowing-Praktiken.
Um jedoch sicherzustellen, dass die Kommunikation in einem anonymen Hinweisgebersystem ordentlich eingerichtet wird, brauchen Unternehmen ein zweckbestimmtes Hinweisgebersystem.
Am Beispiel von „Whistleblower Software“ zeigen wir Ihnen, wie die Kommunikation innerhalb eines Falles funktionieren kann, wenn ein Unternehmen eine anonyme Whistleblower-Meldung erhalten hat.
Unter „Fallmanagement“ im Hinweisgebersystem kann der Status des eigenen Berichts abgefragt werden.
Sobald eine Person eine anonyme Meldung abgegeben und damit einen Fall eröffnet hat, erhält sie ein einzigartiges Passwort für den Fall.
Es ist wichtig, dieses Passwort sicher aufzubewahren, denn es wird später benötigt, um auf den Bericht zugreifen und Updates dazu sehen zu können.
Nach der Abgabe eines anonymen Berichts ist es möglich, mit dem Whistleblower zu kommunizieren, ohne dass dessen Identität offenbart wird. Ein Kommunikationsproblem existierte bei einem anonymen Hinweisgebersystem nur zu der Zeit, als die einzigen Kanäle hierfür die digitale Post, das Telefon oder die physische Adresse des Unternehmens waren. Glücklicherweise gehört dies der Vergangenheit an.
Heutzutage können Unternehmen unkompliziert mit anonymen Whistleblowern kommunizieren und dabei sicher sein, dass alle Kommunikationskanäle anhand der erforderlichen IT-Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind. Zur Gewährleistung einer sicheren Kommunikation für unsere Kunden, die Whistleblower-Software nutzen, kommt bei uns Folgendes zum Einsatz:
Erfüllung der Datenschutz-Standards – Zertifizierung nach ISO 27001:2013, Prüfung nach ISAE 3000 TYP II
Entfernung von Metadaten aus beigefügten Dateien zur Sicherstellung, dass keine Daten vorhanden sind, die Informationen über die hinweisgebende Person preisgeben können
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Kommunikationskanäle
Regelmäßige Penetrationstests zur Sicherstellung der Widerstandsfähigkeit der Plattform
Wie Sie im Fenster oben sehen, besteht die Möglichkeit, bei der Abgabe einer Meldung eine E-Mail-Adresse anzugeben. Dieses Feature soll es Whistleblowern ermöglichen, Benachrichtigungen zum Fall sofort zu erhalten und nicht immer wieder auf die Plattform gehen zu müssen, um den Status im Auge zu behalten.
Eine digitale Postadresse zu hinterlassen bedeutet nicht, dem/der zuständigen Sachbearbeiter:in die E-Mail-Adresse zu geben. Bei „Whistleblower Software“ sind alle E-Mail-Adressen gut geschützt und für niemanden sichtbar, insbesondere nicht für den/die Arbeitgeber:in oder den/der zuständigen Sachbearbeiter:in.
Lesen Sie mehr über spezifische IT-Sicherheitsmaßnahmen hier.
Bei einem vertraulichen Hinweisgebersystem müssen Whistleblower etwas mehr Informationen über sich selbst preisgeben. Wenn eine Meldung vertraulich abgegeben werden möchte, kann man nicht völlig anonym bleiben, allerdings sorgen vertrauliche Kanäle gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie für ein hohes Schutzniveau für jene, die Vorfälle vertraulich melden.
Bedeutet dies, dass Angestellte gefährdet sind, wenn sie vertrauliche Berichte senden? Überhaupt nicht. Bei der Abgabe vertraulicher Meldungen erhalten die Meldenden die Garantie, dass alle Kontaktinformationen sicher sind und niemandem mitgeteilt werden, außer den zuständigen Sachbearbeitenden. Abhängig von den vom Unternehmen vorgenommenen Einstellungen werden einige Whistleblowing-Fälle möglicherweise noch nicht einmal allen Sachbearbeitenden mitgeteilt, insofern es im Unternehmen mehrere gibt. Auf diese Weise wissen Sie, dass die einzige Person, der der Fall bekannt ist, ein unvoreingenommene/r Berater:in ist, mit der Pflicht, Ihre Identität zu bewahren. So kann ein Whistleblower Fehlverhalten melden und dabei trotzdem sicher sein, dass er/sie durch das Gesetz gegen Repressalien geschützt ist.
Zudem ist es vom Standpunkt des Hinweisgeberschutzes gesehen in den meisten Fällen vorteilhafter, einen vertraulichen Bericht abzugeben, als einen anonymen. Sobald ein Whistleblower einen vertraulichen Bericht gesendet hat, steht er/sie automatisch unter dem Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).
Unternehmen in Deutschland sind nicht per Gesetz verpflichtet, anonymes Melden zu ermöglichen. Es steht ihnen frei, selbst zu entscheiden, welche Art von Berichten ihre Angestellten einreichen können: anonyme oder vertrauliche. Sie können es bei nur einer Art von Berichterstattung belassen oder ihren Angestellten die Wahl zwischen beiden geben. Bevor Sie sich auf eine Präferenz festlegen – halten wir es für wichtig, sich einige Aspekte der anonymen im Vergleich zur vertraulichen Meldung genauer anzuschauen.
Zwar kann ein anonymes System es den Angestellten erleichtern, tatsächlich eine Meldung abzugeben. Es könnte sich aber um einen Fall handeln, der ohne weitere Einzelheiten oder manchmal auch Kontakt mit einer Person schwer zu lösen ist. Es besteht also das Risiko, dass Probleme nicht vernünftig behoben werden können. Dies ist eine Sorge der Arbeitgebenden.
Die größte Sorge von Angestellten hingegen ist, dass die Unternehmensführung die Identität der hinweisgebenden Person herausfindet und negative Konsequenzen für sie entsteht. Dies ist möglich, wenn in einem Unternehmen Whistleblowing noch als „Verpfeifen hinter dem Rücken“ betrachtet wird. Wenn ein Unternehmen den Weg wählt, sich an Angestellten zu rächen, statt ein Problem zu lösen, dann sind die Angestellten ohne Schutz und können einer Entlassung oder Herabstufung im Unternehmen nicht aus dem Wege gehen.
Aus dieser Perspektive betrachtet hat die vertrauliche Berichterstattung einen riesigen Vorteil – die EU-Whistleblower-Richtlinie legt den gesetzlichen Rahmen zum Schutz der Whistleblower gegen jegliche Sanktionen oder Entlassung fest. Dies entspricht dem Zweck der Richtlinie – sie soll die korrekte Kommunikation von Fehlverhalten sicherstellen, ohne dass jemand aus Angst vor Entlassung schweigen muss.
Ob ein Unternehmen sowohl anonyme als auch vertrauliche Meldewege oder nur einen davon installiert, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen, wobei eine solche Entscheidung auch stark von der nationalen Gesetzeslage beeinflusst wird. Generell ist zu empfehlen, beide Alternativen bereitzustellen, um den verschiedenen Bedürfnissen aller Mitarbeitenden gerecht zu werden.
Wir von „Whistleblower Software“ sind uns der EU-weiten Komplexität der Anforderungen an das Whistleblowing bewusst. Daher bieten wir beide Optionen des Whistleblowings, beide gemäß den höchsten Anforderungen an den Datenschutz. Schauen Sie sich an, wie Sie anonyme und vertrauliche Berichte verwalten können.
In Unternehmen, in denen es viel Misstrauen unter den Angestellten gibt, ist es sehr empfehlenswert, einen anonymen Hinweisgeberkanal bereitzustellen. Ansonsten besteht für das Unternehmen die Gefahr, von ernsthaften Verstößen nichts zu erfahren, da die Angestellten bei einer Meldung Konsequenzen fürchten.
Alternativ können deutsche Unternehmen sowohl anonyme als auch vertrauliche Meldemöglichkeiten zur Verfügung stellen, so dass ihre Angestellten diejenige wählen, mit der sie sich am sichersten fühlen.
Wenn Angestellte ihre Meldung anonym einreichen wollen, dann bedeutet dies nicht, dass man mit ihnen nicht in Kontakt treten kann. Doch die Bandbreite der Optionen variiert in Abhängigkeit von der Plattform, die ein Unternehmen fürs Whistleblowing nutzt.
Wir von „Whistleblower Software“ bieten einen Kanal, über den ein/e Angestellte:r einen Bericht anonym senden kann. Er/Sie erhält ein einzigartiges Passwort, das ihm/ihr erlaubt, den Status des Falls zu überprüfen. Personalverantwortliche, Sachbearbeitende oder jede andere für das Fallmanagement verantwortliche Person kann mit der hinweisgebenden Person anonym kommunizieren. Die hinweisgebende Person kann sich sogar dafür entscheiden, ihre E-Mail-Adresse zu hinterlassen, die dann nur für automatische Benachrichtigungen zu Fall-Updates benutzt und für den Arbeitgebenden nie sichtbar wird.
Es ist sehr empfehlenswert, die Möglichkeit für anonymes und vertrauliches Whistleblowing zu bieten, um den Bedürfnissen aller Angestellten gerecht zu werden. In einigen Ländern muss anonymes Melden ermöglicht werden, doch auch in diesen werden bevorzugt sowohl anonyme als auch vertrauliche Meldeoptionen bereitgestellt.
Im Allgemeinen hängt die Sicherheit von Whistleblowern direkt von den nationalen Gesetzen ab, die im Rahmen der EU-Whistleblower-Richtlinie verabschiedet wurden. Die Richtlinie fordert alle EU-Mitgliedstaaten dazu auf, die darin aufgeführten Prinzipien anhand nationaler Gesetzgebung umzusetzen, um Whistleblower in solchen Fällen vor Konsequenzen zu schützen, in denen die Unternehmensführung die Offenlegung von Fehlverhalten nicht gerne sieht. In Deutschland erfolgt diese Umsetzung durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Es gilt jedoch, hinsichtlich anonymer Berichterstattung Vorsicht walten zu lassen. Die hinweisgebende Person hinterlässt zwar keine persönlichen Informationen und kann nicht zurückverfolgt werden, jedoch gibt es andere Faktoren, die sie verraten könnten. In der Regel ist die Wahrscheinlichkeit dafür recht niedrig und hängt hauptsächlich von der Situation im Unternehmen und der Kommunikation zwischen den betroffenen Parteien ab. Der Punkt ist, dass in vielen anonymen Fällen die hinweisgebende Person keinen Nachweis erbringen kann, dass er/sie die Meldung erstellt hat und damit auch den Hinweisgeberschutz genießt.
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Unser System ist speziell entwickelt für die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen an Unternehmen im Zusammenhang mit der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland und in der DACH-Region sowie im Hinblick auf die Whistleblower- und Datenschutzbestimmungen in Staaten innerhalb und außerhalb der EU. Wir geben alles, um Ihnen und Ihren Angestellten das beste Nutzungserlebnis zu bieten.
Die Sicherheit Ihrer Daten ist unsere oberste Priorität. Unser System nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Server und Multi-Faktor-Authentifizierung, um sicherzustellen, dass die Daten Ihres Unternehmens zu jeder Zeit gegen alle Bedrohungen geschützt sind. Datenschutz steht bei uns im Mittelpunkt.
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Dieser Artikel wurde nur zur Information entworfen und beabsichtigt keine Rechtsberatung. Wenn Sie eine rechtliche Beratung wünschen, kontaktieren Sie den Berater Ihres Vertrauens. Alternativ kann „Whistleblower Software“ Sie mit einem Rechtsexperten bei Ihnen vor Ort in Kontakt bringen.
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