Yulia Landbo
En el panorama empresarial actual, en rápida evolución, los dilemas éticos y las prácticas cuestionables pueden a veces pasarse por alto o ignorarse deliberadamente. Actualmente somos cada vez más conscientes de los procesos dirigidos a la rendición de cuentas dentro de las organizaciones en lo que respecta a la investigación de irregularidades que puedan detectarse. Cuando hablamos de la denuncia de irregularidades, ¿sabemos cómo debe llevarse a cabo este proceso? En este artículo expondremos algunos aspectos que toda empresa debe tener claros antes de introducir un canal de denuncia de irregularidades.
Una denuncia de irregularidades es un informe formal que realiza un empleado o una parte interesada que ha detectado una conducta indebida o poco ética en una organización. Esta denuncia suele poner de relieve actividades ilegales, inseguras o contrarias a las políticas de la empresa, y a menudo se presenta a través de canales internos, externos o públicos.
Las denuncias de irregularidades sirven para llamar la atención sobre conductas indebidas que pueden haber sido ocultadas de forma intencionada o que han pasado inadvertidas, lo que ofrece a las organizaciones la oportunidad de abordar las irregularidades desde dentro y mitigar posibles daños económicos o de reputación.
Además, las denuncias cumplen una función social más amplia al proteger el interés público: al destapar prácticas ilegales o poco éticas, los denunciantes contribuyen al cumplimiento de leyes y normativas, garantizando que las organizaciones rindan cuentas de sus acciones.
• Fraude financiero, incluidas actividades como el fraude contable, el uso de información privilegiada, la malversación, la evasión fiscal y el fraude bursátil.
• El soborno y la corrupción, que implican ofrecer, aceptar o solicitar sobornos para influir en las decisiones empresariales.
• Blanqueo de dinero, consistente en procesar fondos procedentes de actividades delictivas para que parezcan legítimos.
• Infracciones contra la salud y la seguridad relacionadas con condiciones de trabajo inseguras, incumplimiento de la normativa del sector o manipulación negligente de materiales peligrosos.
• Infracciones de la legislación laboral, como robo de salarios, discriminación, acoso y no proporcionar un entorno de trabajo seguro.
• Infracciones medioambientales, como vertido ilegal de residuos, contaminación o prácticas que contribuyen a la deforestación y la pérdida de biodiversidad.
• Las violaciones de la privacidad como el acceso no autorizado, la divulgación o el uso indebido de datos personales, que pueden dar lugar a una violación de la privacidad.
• Cualquier tipo de discriminación o acoso.
Tanto la denuncia de irregularidades como las quejas son mecanismos esenciales a la hora de abordar los problemas en el lugar de trabajo, pero es importante entender las principales diferencias entre ambos conceptos. La denuncia de irregularidades suele referirse a conductas indebidas o poco éticas que pueden tener implicaciones más amplias para la organización o el interés público, como el fraude, la corrupción o las infracciones de seguridad.
Una queja es la expresión formal de insatisfacción que realiza un empleado acerca de un aspecto de su empleo, a menudo relacionado con un trato injusto percibido, conflictos no resueltos o incumplimientos de las políticas de la empresa que afectan directamente al individuo. Además, las quejas suelen tener por objeto resolver disputas personales y mejorar las condiciones de trabajo, mientras que la denuncia de irregularidades pretende exponer y rectificar los errores de la organización.
Es importante comprender la diferencia entre ambos conceptos, ya que algunas actas nacionales no estiman que las quejas sean denuncia de irregularidades, lo que significa que no hay protección para quienes las presentan.
Según la Ley Whistleblowing, las denuncias de irregularidades pueden presentarse en una amplia gama de ámbitos de interés público. Entre ellos figuran:
• contratación pública;
• servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo;
• seguridad y conformidad de los productos;
• seguridad en el transporte;
• protección del medio ambiente;
• seguridad alimentaria, salud y bienestar de los animales;
• salud pública;
• protección del consumidor; y
• protección de la privacidad y los datos personales, y seguridad de la red y los sistemas de información.
Para crear un canal de denuncia de irregularidades que resulte eficaz, las empresas deben proporcionar lo siguiente:
l Política de denuncia de irregularidades clara y exhaustiva
l Varios canales de información
l Confidencialidad y anonimato
l Protección contra las represalias
l Proceso de investigación transparente
l Retroalimentación y seguimiento
l Servicios y recursos de apoyo, como orientación o asesoramiento jurídico
l Rendición de cuentas y medidas correctivas para evitar que vuelvan a producirse las irregularidades
l Revisiones y actualizaciones periódicas
Para que las denuncias sean útiles deben seguir determinados protocolos para garantizar que proporcionan toda la información necesaria para llevar a cabo la investigación. Se recomienda encarecidamente a las empresas que comuniquen esta información en su política de denuncia de irregularidades, en la formación de los empleados y en la descripción de la página de denuncia.
Una denuncia debe contener los siguientes elementos clave para garantizar que sea clara, exhaustiva y eficaz a la hora de abordar el asunto en cuestión:
l Información de contacto
l Descripción detallada del problema
l Nombres de las personas implicadas
l Pruebas justificativas
l Cronología de los hechos
l Impacto de la falta y posibles consecuencias de la irregularidad denunciada
Estos son algunos pasos generales para denunciar de forma anónima:
l Determinar el canal de información adecuado.
l Recopilar toda la información posible sobre el problema, incluida la documentación, capturas de pantalla o grabaciones pertinentes.
l Denunciar de forma anónima.
l Llevar un seguimiento si procede o solicitar ayuda adicional de una organización jurídica o de apoyo, si es necesario.
Se puede denunciar irregularidades en el trabajo de forma interna o externa.
Denuncia interna
Si no es un asunto importante y el empleado se siente cómodo hablando de ello, puede empezar por hablar con su superior o con el departamento de RR.HH. Para asuntos más importantes o en caso de que un supervisor desatienda la información, los empleados pueden optar por utilizar una línea directa de denuncia interna, si la empresa la ofrece.
Las empresas deben animar a sus empleados y socios a utilizar este método de notificación en lugar de recurrir a entidades externas.
Denuncia externa
En ausencia de acciones por parte de la empresa, un empleado puede ponerse en contacto con un sindicato o una asociación profesional. Como alternativa, si el caso lo requiere, los empleados pueden enviar un informe a un canal de denuncias externo proporcionado por un organismo gubernamental establecido por la autoridad del país.
En general, la Inspección de Trabajo puede tardar desde unos días hasta varios meses en investigar y resolver una denuncia. El plazo puede variar significativamente en función de la naturaleza y la complejidad de la denuncia.
Sin embargo, hay plazos de los que cada equipo de investigación debe responsabilizarse. En la mayoría de los países de la UE,
los denunciantes deben recibir una confirmación de recepción de la denuncia en un plazo de 7 días, y una respuesta sobre la resolución del caso en un plazo de 3 meses.
Cuando se presenta una denuncia de irregularidades, normalmente deben seguirse los siguientes pasos para abordar el asunto denunciado:
l Recepción de la denuncia. Los denunciantes deben recibir una confirmación de la recepción de su denuncia en un plazo de 7 días.
l Revisión y evaluación para determinar su validez y pertinencia.
l Investigación. En un plazo de 3 meses, el equipo de investigación debe resolver el caso y proporcionar información sobre ello a los denunciantes. Si un caso requiere más tiempo debido a su complejidad, el plazo de investigación podría extenderse.
Como estado miembro de la UE, España está obligada a transponer las disposiciones de la Directiva europea sobre denuncia de irregularidades a su legislación nacional, de forma que garantice un enfoque consistente de la protección de los denunciantes en todo el país.
Así, en febrero de 2023, el Congreso español aprobó la Ley Whistleblower, o Ley de Protección de los Denunciantes. Como resultado, todas las empresas con 50 o más empleados y las organizaciones del sector público están obligadas a establecer un canal de denuncia de irregularidades en el plazo establecido tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023.
Leer más sobre la Ley Whistleblower.
Cuando se haga uso de programas informáticos o herramientas digitales para gestionar las denuncias, es necesario que se apliquen ciertas medidas de seguridad para proteger la identidad del denunciante, tales como:
l formularios de denuncia seguros con opción de denuncia anónima;
l políticas de almacenamiento de datos para garantizar que la información de los denunciantes se almacena de forma segura y se elimina cuando ya no se necesita;
l auditorías de seguridad y actualizaciones periódicas para identificar y corregir los puntos débiles en la seguridad del software; y
l canales de comunicación seguros con cifrado de extremo a extremo para mensajes y correos electrónicos.
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